Event Planning Executive - Onsite

تعد وظيفة "تنفيذي تخطيط الفعاليات" في فندق غراند حياة البحر الأحمر من الفرص المميزة في السوق السعودي، حيث تلعب دوراً حيوياً في تنظيم وإدارة الفعاليات التي تعكس التميز والاحترافية. يتطلب هذا الدور شغفاً بالتفاصيل وقدرة على التنسيق بين مختلف الأطراف لضمان نجاح الفعاليات. تسهم هذه الوظيفة في تعزيز صورة الفندق كمكان رائد لاستضافة الأحداث المهمة، مما يجعلها ذات أهمية خاصة في بيئة تنافسية متزايدة. يتضمن العمل في هذا المجال التفاعل مع عملاء مختلفين، والتعامل مع متطلبات متغيرة، مما يوفر تجربة غنية للموظف تنعكس إيجاباً على مسيرته المهنية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• إعداد وتوزيع BEOs (أوامر تنفيذ الفعاليات): تشمل هذه المهمة تجهيز وتحديث أوامر تنفيذ الفعاليات، والتأكد من توزيعها بشكل دقيق على جميع المعنيين لتسهيل سير العمل.

• صيانة ملفات الفعاليات والتقويمات: يتم الحفاظ على ملفات الفعاليات، والجداول الزمنية، وقوائم الطعام، والمذكرات الوظيفية، لضمان تتبع جميع التفاصيل والالتزام بالمواعيد النهائية.

• تنسيق عمليات التفتيش والتذوق: تتطلب هذه الخطوة تنظيم الزيارات الميدانية، وتجارب الطعام، وتسهيل دخول الموردين، مما يساهم في تحسين جودة الفعاليات.

• إدارة الطلبات والعينات: تشمل هذه المسؤولية التعامل مع الطلبات الخاصة بالعناصر الترويجية والعينات، لضمان توافر كل ما يلزم لإقامة الفعالية بنجاح.

• التواصل مع العملاء: التعامل مع استفسارات العملاء، وإجراء التغييرات البسيطة، وتأكيد التفاصيل تحت إشراف مدير تخطيط الفعاليات، مما يضمن رضا العملاء.

• دعم التنفيذ الميداني: يتضمن ذلك مساعدة في تسجيل الحضور، وتقديم المزايا الخاصة لكبار الشخصيات، والتدقيق في قوائم الغرف، والمتابعة بعد الفعالية لضمان تحقيق الأهداف المرجوة.

• ضمان دقة البيانات في الأنظمة: يتطلب العمل استخدام أنظمة مثل Opera/S&C أو ما يعادلها لضمان دقة جميع المعلومات المدخلة، وإنتاج التقارير القياسية.

• تحقيق مؤشرات الأداء الرئيسية: تشمل هذه المؤشرات توثيق المعلومات في الوقت المحدد وبدون أخطاء، وضمان التفاعل الفوري مع العملاء، وتقليل التغييرات اللحظية وإعادة العمل.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة:

• خبرة مهنية تتراوح بين عام إلى ثلاث سنوات في مجال تنظيم الفعاليات في الفنادق، أو خبرة قوية كمتدرب أو متدربة.

• مهارات ممتازة في استخدام برامج MS Office/365، بما في ذلك الوورد والإكسل والعرض التقديمي، مما يسهل تنفيذ المهام بكفاءة.

• إجادة اللغتين العربية والإنجليزية، مما يتيح التواصل الفعال مع العملاء والزملاء.

• قدرة على العمل تحت الضغط والتكيف مع مواقف العمل المتغيرة، مما يعكس قدرة الفرد على التعامل مع مسؤوليات متعددة.

• مرونة في الجدول الزمني، بما يتناسب مع متطلبات عمليات الفعاليات، حيث يتطلب العمل أحياناً التواجد في أوقات غير تقليدية.

المهارات التقنية المطلوبة:

• إتقان برامج إدارة الفعاليات، مثل Opera/S&C أو أنظمة مشابهة، لضمان إدارة فعالة للبيانات.

• معرفة جيدة بتقنيات التخطيط والإدارة، مما يسهل على الفرد التعامل مع تفاصيل الفعاليات المختلفة.

• مهارات في استخدام أدوات التصميم الأساسية، قد تكون مفيدة في تطوير المواد الترويجية والعروض التقديمية.

• فهم عميق لممارسات الضيافة، مما يعزز القدرة على تقديم تجارب استثنائية للعملاء.

• قدرة على تحليل البيانات، مما يساعد في تحسين الأداء والتخطيط المستقبلي.

المهارات الشخصية والقيادية:

• مهارات تواصل فعالة، سواء شفهياً أو كتابياً، مما يسهل التواصل مع الزملاء والعملاء.

• مهارات تنظيم عالية، لضمان إدارة الوقت والموارد بشكل فعال.

• قدرة على العمل ضمن فريق، مما يسهم في تحقيق أهداف الفعالية بشكل جماعي.

• مهارات حل المشكلات، مما يساعد في التعامل مع التحديات بسرعة وفعالية.

بيئة العمل وثقافة الشركة:

تتميز بيئة العمل في فندق غراند حياة البحر الأحمر بالاحترافية والشمولية، حيث يتم تقدير كل موظف كجزء من عائلة كبيرة. تُعزز الثقافة المؤسسية روح التعاون والابتكار، مما يتيح للموظفين التعبير عن أفكارهم والمشاركة في تحقيق أهداف الفندق. يهتم الفندق بتوفير بيئة عمل إيجابية تضمن توازن الحياة العملية والشخصية، مما يساهم في تعزيز رضى الموظفين وولائهم.

فرص التطور والنمو المهني:

يقدم فندق غراند حياة البحر الأحمر فرصاً متميزة للتطور والنمو المهني، حيث يتم توفير برامج تدريبية مستمرة تهدف إلى تعزيز المهارات وتطوير الكفاءات. كما يتم تشجيع الموظفين على استكشاف مسارات مهنية متنوعة داخل المؤسسة، مما يساهم في تطوير مسيرتهم المهنية في صناعة الضيافة. من خلال العمل في بيئة ديناميكية وتنافسية، يمكن للموظفين أن يحققوا أهدافهم المهنية ويتقدموا في مسيرتهم المهنية بشكل ملحوظ.