Event Operations Specialist

تعتبر وظيفة "أخصائي عمليات الفعاليات" محوراً أساسياً في إدارة وتشغيل الفعاليات، حيث تتولى مسؤولية بناء وتشغيل البنية التحتية للعمليات المتعلقة بالفعاليات. ستقوم بتأمين وإدارة الموردين، وشراء جميع احتياجات الفعالية، والحفاظ على نظام متكامل من الموردين، وضمان تقديم الجودة في الوقت المحدد وبالميزانية المحددة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• البحث وإدارة الموردين: بناء شبكة من الموردين المعتمدين مثل أماكن الفعاليات والمستقلين ومصنعي الأخشاب ومقدمي الخدمات اللوجستية.
• إجراء دورات طلب العروض (RFP/RFQ)، ومقارنة العروض، والتفاوض بشأن الأسعار وشروط الدفع.
• تتبع أداء الموردين والتأكد من التزامهم بالمعايير والشهادات والتأمينات.
• إدارة عمليات الشراء والميزانية: إنشاء طلبات الشراء وإدارة الموافقات وتسوية الفواتير.
• الحفاظ على معايير التكلفة للمواد الصوتية والمرئية، والأخشاب، والطباعة لتجنب دفع مبالغ زائدة.
• تحديث قاعدة بيانات الموارد والمستندات المتعلقة بالموردين، والأسعار، وأوقات التسليم.
• تنسيق اللوجستيات الإنتاجية: تنظيم عمليات التسليم، وتصاريح الوصول، وتخزين المواد الخاصة بالفعاليات.
• الإشراف على مراقبة الجودة في الموقع: التحقق من مطابقة البناء للرسومات، ودقة العلامات التجارية، ومعايير السلامة.

المتطلبات والمؤهلات:

• خبرة تتراوح بين عامين وخمسة أعوام في عمليات الفعاليات أو الإنتاج (في وكالات، أو دور إنتاج، أو من جهة العميل).
• شبكة مثبتة من الموردين في مجالات الصوتيات والمرئيات، والتصنيع، والطباعة.
• مهارات قوية في استخدام برنامج إكسل/جداول البيانات؛ والقدرة على التعامل مع طلبات الشراء والفواتير وإدارة الميزانية الأساسية.
• مهارات تنظيمية ممتازة، وإدارة الوقت، وحل المشكلات في الموقع.
• إتقان اللغة العربية والإنجليزية (كتابة وتحدثاً).
• رخصة قيادة ووسيلة نقل (لزيارة المواقع وإدارة الموردين).

المهارات المطلوبة:

• معرفة شاملة بحزم الصوتيات والمرئيات واعتبارات الطاقة والأحمال.
• فهم أساسي لمعايير تصنيع الأخشاب وطرق التركيب.
• القدرة على إدارة الميزانيات ومراقبة التكاليف بكفاءة.
• مهارات تواصل قوية وقدرة على التفاوض مع الموردين.
• خبرة في إدارة الفعاليات في السوق السعودي، بما في ذلك معرفة أماكن الفعاليات ومتطلبات التصاريح.