مدير مراقبة الوثائق / التقارير - (EOI)

تعتبر إدارة الوثائق من العناصر الحيوية في أي مشروع، وخاصة في المشاريع متعددة الاستخدامات، حيث تتطلب دقة وكفاءة في التعامل مع المعلومات والمستندات. في هذا السياق، تسعى شركة Jasara لإدارة البرامج إلى توظيف مدير إدارة الوثائق يمتلك خبرة واسعة ومهارات قوية في مجال التقارير، وذلك لتولّي مسؤولية الإشراف على عمليات إدارة الوثائق لمشاريعها المتنوعة. يتطلب هذا الدور احترافية عالية وخبرة تفوق العشر سنوات في إدارة الوثائق، حيث سيكون على عاتق المدير ضمان دقة وأمان وسهولة الوصول إلى جميع مستندات المشروع. يسهم هذا الدور في تعزيز التنسيق بين الفرق الداخلية والأطراف الخارجية، ويعزز قدرة الشركة على اتخاذ قرارات مستندة إلى بيانات دقيقة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

1. إدارة الفريق: توجيه وإدارة فريق إدارة الوثائق لضمان الامتثال للمعايير والسياسات المعتمدة من قبل الشركة ومتطلبات المشاريع.

2. تطبيق نظم إدارة الوثائق: تنفيذ نظم وإجراءات فعالة لإدارة الوثائق تتناسب مع طبيعة المشاريع متعددة الاستخدامات، مما يسهل عملية تنظيم المعلومات.

3. إنتاج التقارير: إعداد وتحليل تقارير مفصلة حول إدارة الوثائق وتقدم المشاريع، لتزويد الإدارة والعملاء بمعلومات دقيقة تدعم اتخاذ القرارات.

4. التحكم في نسخ الوثائق: الحفاظ على السيطرة على نسخ الوثائق المختلفة، وضمان أرشفة المعلومات والحفاظ على سريتها وفقاً للالتزامات التنظيمية والعقدية.

5. التعاون بين الفرق: العمل بشكل وثيق مع فرق متعددة التخصصات لتسهيل التواصل وتدفق الوثائق، مما يضمن سير العمل بسلاسة.

6. إجراء تدقيقات دورية: القيام بتدقيقات منتظمة لضمان جودة ومصداقية ممارسات إدارة الوثائق، والسعي لتحسين مستمر في هذه العمليات.

7. التدريب والتوجيه: توفير التدريب والتوجيه اللازمين لأعضاء الفريق الجدد لتعزيز معرفتهم ومهاراتهم في إدارة الوثائق.

8. تحديث الأنظمة: مواكبة أحدث التقنيات والبرامج المستخدمة في إدارة الوثائق وتطبيقها بما يتماشى مع احتياجات المشاريع.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة:

1. الشهادة الجامعية: درجة البكاليوس في مجال ذي صلة مثل الهندسة أو إدارة البناء أو إدارة الأعمال.

2. الخبرة العملية: خبرة لا تقل عن عشر سنوات في إدارة الوثائق، ويفضل أن تكون في مشاريع متعددة الاستخدامات أو مشاريع بناء كبيرة.

3. معرفة البرمجيات: خبرة قوية في استخدام برامج إدارة الوثائق مثل EDMS أو SharePoint.

4. التقارير الدقيقة: القدرة على إعداد تقارير مفصلة ودقيقة حول الوثائق والمشاريع.

5. المعرفة بالمعايير التنظيمية: فهم شامل للمعايير التنظيمية ومتطلبات الامتثال المتعلقة بإدارة الوثائق.

6. القدرة على العمل تحت الضغط: القدرة على إدارة أولويات متعددة في بيئة عمل سريعة.

7. القدرة على التكيف: الاستعداد للتكيف مع التغيرات السريعة في المشاريع واحتياجات العمل.

المهارات التقنية المطلوبة:

1. إدارة الوثائق: مهارات متقدمة في استخدام نظم إدارة الوثائق وتحليل البيانات.

2. التقارير والتحليل: قدرة على تحليل البيانات وإنتاج تقارير دقيقة تلبي احتياجات مختلف الأطراف المعنية.

3. التقنيات الحديثة: معرفة بالتقنيات الحديثة المستخدمة في إدارة الوثائق وتحليل البيانات.

4. مهارات الحاسوب: إتقان استخدام برامج الحاسوب ذات الصلة مثل Microsoft Office، وخاصة Excel وWord.

5. الأمن السيبراني: فهم لمبادئ الأمن السيبراني لحماية الوثائق والمعلومات الحساسة.

المهارات الشخصية والقيادية:

1. مهارات الاتصال: قدرة استثنائية على التواصل بوضوح وفعالية مع جميع الأطراف المعنية.

2. القيادة: مهارات قيادية قوية لتوجيه وإدارة فرق العمل بشكل فعال.

3. التفاوض: مهارات تفاوض قوية لضمان توافق الآراء بين الفرق المختلفة.

4. حل المشكلات: قدرة على التعامل مع التحديات وحل المشكلات بشكل مبتكر وفعال.

بيئة العمل وثقافة الشركة:

تتميز شركة Jasara بإيجاد بيئة عمل ديناميكية ومشجعة، حيث يسود التعاون والاحترام المتبادل بين جميع الموظفين. تشجع الشركة على تبادل الأفكار والمبادرات، مما يساهم في تعزيز الابتكار وتحقيق الأهداف المشتركة. كما تلتزم الشركة بتوفير بيئة عمل آمنة وصحية، تأخذ في الاعتبار رفاهية الموظفين وتوازن حياتهم العملية. تعتبر ثقافة العمل في Jasara قائمة على الشفافية والمساءلة، مما يعزز من روح الفريق ويحفز الموظفين على تحقيق أعلى مستويات الأداء.

فرص التطور والنمو المهني:

تقدم شركة Jasara فرصاً واسعة للتطور والنمو المهني، حيث توفر برامج تدريبية متقدمة وورش عمل تهدف إلى تعزيز المهارات الفنية والإدارية للموظفين. يتمتع الموظفون بفرصة التعلم من خلال التجارب العملية والتوجيه من قبل قادة الصناعة، مما يسهم في بناء مسيرة مهنية ناجحة. تسعى الشركة إلى تشجيع الابتكار والإبداع، مما يتيح للموظفين تقديم أفكار جديدة والمساهمة في تحسين العمليات. كما توفر الشركة مسارات واضحة للتقدم الوظيفي، مما يساعد الموظفين على تحقيق أهدافهم المهنية في بيئة مشجعة وداعمة.