Document & Content Management Specialist-Part Time (3 Month)

Müller's Solutions تبحث عن متخصص في إدارة الوثائق والمحتوى لعقد جزئي يمتد لثلاثة أشهر، بهدف دعم تنظيم وإدارة الوثائق والمحتوى داخل الشركة بشكل فعال. يُعتبر هذا الدور محورياً في تعزيز كفاءة العمليات الإدارية، حيث يتطلب الإشراف على عمليات التحكم في الوثائق وضمان الامتثال للمعايير المعتمدة في الشركة، بالإضافة إلى تسهيل الوصول السلس إلى المعلومات الحيوية عبر مختلف أقسام المؤسسة. في سوق العمل السعودي المتنامي، تُعد إدارة الوثائق والمحتوى من الركائز الأساسية التي تساهم في تحسين الأداء المؤسسي وتعزيز الشفافية والكفاءة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

1. تقييم تنفيذ SharePoint الحالي:

   • يتضمن ذلك مراجعة المواقع، المكتبات، الأذونات، والبنية العامة للنظام لضمان توافقه مع احتياجات العمل.

2. إعادة تصميم وتكوين هيكل إدارة الوثائق:

   • يجب أن يتماشى التصميم الجديد مع معايير مكتب إدارة الوثائق الوطنية (NDMO) لضمان الفعالية وسهولة الاستخدام.

3. تنفيذ هياكل البيانات التعريفية (metadata):

   • يشمل ذلك تصنيف الوثائق ووضع سياسات الاحتفاظ بها، لضمان تنظيم الوثائق وسهولة الوصول إليها.

4. تكوين التحكم في الوصول، وإصدارات الوثائق، وسير عمل الموافقات:

   • يجب إنشاء نظام واضح لتحديد من يمكنه الوصول إلى الوثائق وكيفية مراجعتها والموافقة عليها.

5. تمكين إدارة دورة حياة الوثيقة:

   • هذا يتضمن جميع المراحل من إنشاء الوثيقة، مراجعتها، وأرشفتها بشكل منظم.

6. تأسيس نموذج حوكمة لملكية الوثائق ورعايتها:

   • يتطلب ذلك تحديد الأفراد المسؤولين عن كل وثيقة وكيفية إدارتها.

7. دعم الهجرة/إعادة هيكلة المحتوى القائم عند الحاجة:

   • يجب أن يكون هناك استعداد لتعديل وإعادة تنظيم المحتويات الموجودة لضمان توافقها مع النظام الجديد.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة:

1. خبرة لا تقل عن 3 سنوات في العمل مع Microsoft SharePoint (Online أو On-Prem):

   • يشترط أن يكون المتقدم قد عمل في بيئات SharePoint المختلفة.

2. خبرة قوية في إدارة الوثائق وإدارة السجلات:

   • يجب أن يكون لدى المتقدم معرفة عميقة بممارسات إدارة الوثائق والسجلات.

3. مهارات عملية في تكوين SharePoint:

   • يتطلب ذلك الإلمام بالقوائم، المكتبات، سير العمل، والأذونات.

4. معرفة بأطر الامتثال لعمليات التحكم في الوثائق:

   • يجب أن يكون المتقدم قادراً على فهم وتحويل المتطلبات التنظيمية إلى هياكل داخل SharePoint.

5. قدرة على تحليل احتياجات الأعمال وترجمتها إلى حلول تقنية:

   • يجب أن يكون لدى المتقدم مهارات تحليلية قوية لتحديد الاحتياجات وتحقيق الحلول المناسبة.

6. مهارات في التواصل والتعاون مع الفرق المختلفة:

   • من المهم أن يكون المتقدم قادراً على العمل مع فرق متعددة لتنسيق الجهود وتحقيق الأهداف.

7. درجة جامعية في مجال ذي صلة:

   • يفضل أن تكون الخلفية الأكاديمية مرتبطة بمجالات المعلومات، الإدارة، أو تكنولوجيا المعلومات.

المهارات التقنية المطلوبة:

1. إجادة استخدام Microsoft SharePoint:

   • يجب أن يكون لدى المتقدم خبرة عملية في استخدام SharePoint وإعداداته.

2. فهم قوي لأساليب إدارة الوثائق:

   • يجب أن يمتلك المتقدم معرفة شاملة بأساليب إدارة الوثائق والعمليات المرتبطة بها.

3. خبرة في استخدام أدوات إدارة المحتوى:

   • يُفضل أن يكون المتقدم ملمًا بأدوات أخرى تدعم إدارة المحتوى والوثائق.

4. معرفة بأساليب الأرشفة وحفظ الوثائق:

   • يجب أن يكون لدى المتقدم معرفة بكيفية إدارة الوثائق القديمة والجديدة.

5. مهارات في تحليل البيانات:

   • يجب أن يمتلك المتقدم القدرة على تحليل البيانات المتعلقة بالوثائق والمحتوى.

المهارات الشخصية والقيادية:

1. قدرة على التفكير النقدي وحل المشكلات:

   • يجب أن يكون المتقدم قادرًا على تحليل المشكلات وتقديم حلول فعالة.

2. مهارات تنظيم استثنائية:

   • من المهم أن يكون المتقدم منظمًا ويستطيع إدارة المهام المتعددة بفعالية.

3. قدرة على العمل بشكل مستقل وبالتعاون مع الفريق:

   • يجب أن يكون المتقدم قادرًا على العمل بشكل مستقل، كما يجب أن يكون لديه القدرة على التعاون مع الآخرين.

4. مهارات تواصل فعالة:

   • يجب أن يكون المتقدم قادرًا على التواصل بوضوح مع الفرق المختلفة وأصحاب المصلحة.

بيئة العمل وثقافة الشركة:

تتميز بيئة العمل في Müller's Solutions بالاحترافية والتعاون، حيث يشجع الفريق على تبادل الأفكار والتطوير المستمر. تسعى الشركة إلى خلق بيئة عمل مرنة تدعم الابتكار وتتيح للموظفين الفرصة للعمل على مشاريع مثيرة ومهمة. تتمحور ثقافة الشركة حول الاحترام المتبادل والتنوع، مما يسهم في تعزيز روح الفريق ورفع مستوى الأداء العام.

فرص التطور والنمو المهني:

تعتبر Müller's Solutions مكانًا مثاليًا للمتخصصين الذين يسعون إلى تطوير مهاراتهم وتحقيق طموحاتهم المهنية. توفر الشركة فرصًا للتدريب والتطوير، مما يساعد الموظفين على اكتساب مهارات جديدة والبقاء على اطلاع بأحدث الاتجاهات في مجال إدارة الوثائق والمحتوى. سيجد المتقدمون في هذه الوظيفة فرصة للمشاركة في مشاريع مبتكرة تعزز من خبراتهم وتعزز مسيرتهم المهنية.