Document and Archive Coordinator

تسعى شركة DB Engineering & Consulting، التي تُعد جزءاً من مجموعة DB الرائدة عالمياً في مجال السكك الحديدية، إلى توظيف منسق وثائق وأرشفة يتمتع بخبرة واسعة. سيكون هذا الدور حيوياً في تنظيم وإدارة وحماية جميع السجلات والأرشيفات المتعلقة بالمشاريع خلال المرحلة الأولية من تصميم خط المترو. يتطلب هذا المنصب ضمان تسجيل جميع الوثائق بدقة، وتخزينها بشكل آمن، واسترجاعها بكفاءة، مع الحفاظ على إمكانية تتبعها، وذلك باستخدام حلول إدارة الوثائق الإلكترونية الحديثة التي تلتزم بالمعايير التنظيمية وأفضل الممارسات.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• تنسيق استلام وتصنيف وتسجيل وأرشفة جميع وثائق المشروع (التصاميم، التقارير، المراسلات، الموافقات، العقود، وغيرها).
• إدارة المخرجات الفنية (التقارير الجيوتقنية، حسابات الأنظمة الميكانيكية والكهربائية والصحية، الرسومات، النماذج ثلاثية الأبعاد/الصور الناتجة عن الحاسوب، قوائم الكميات، وملفات المناقصات).
• تنفيذ وصيانة أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) لتسهيل التخزين الفعال، والفهرسة، واسترجاع السجلات الرقمية.
• ضمان سلامة وسرية وقابلية تتبع الأرشيفات المادية والرقمية وفقاً لبروتوكولات المشروع والمتطلبات القانونية.
• مراجعة وتحسين إجراءات التحكم في الوثائق بانتظام لزيادة الكفاءة والامتثال، مستفيداً من التقنيات الحديثة وأفضل الممارسات.
• إدارة توزيع الوثائق والتحكم في إصداراتها للموظفين المعنيين وأصحاب المصلحة في المشروع، مع ضمان إمكانية الوصول إلى المعلومات المحدثة دائماً.
• تقديم الإرشادات والتدريب للموظفين في المشروع حول أدوات إدارة الوثائق، والعمليات، ومتطلبات الامتثال.
• إعداد تحديثات حالة دورية والمشاركة في عمليات التدقيق لإظهار الالتزام بمعايير إدارة الوثائق.

المتطلبات والمؤهلات:

• درجة بكاليوس أو دبلوم في إدارة الأعمال، أو إدارة المكتبات، أو علوم المعلومات، أو تخصص مكافئ.
• خبرة عملية لا تقل عن 5 سنوات في إدارة الوثائق، أو إدارة السجلات، أو دور مشابه في مشاريع كبيرة الحجم.
• إتقان في أنظمة إدارة الوثائق والأرشيف الرقمية الحديثة، بالإضافة إلى برامج المكتب الأخرى.
• فهم قوي لإجراءات التحكم في الوثائق، ومتطلبات الامتثال، والسرية، وقابلية التتبع.
• يفضل وجود خبرة في سير العمل المدمجة بتقنية نمذجة معلومات البناء (BIM) وتجربة في البنية التحتية/المترو.

المهارات المطلوبة:

• قدرة مثبتة على تنسيق وتخزين وفرز وحماية كميات كبيرة من وثائق المشروع.
• مهارات تنظيمية قوية والقدرة على إدارة الوقت بكفاءة.
• مهارات تواصل فعالة، سواء كتابياً أو شفهياً.
• قدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.
• اهتمام بالتفاصيل والقدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية.