سكرتير خدمة العملاء – جدة

تُعد وظيفة السكرتير في قسم خدمة العملاء من الوظائف الحيوية في عيادات التجميل، حيث تساهم بشكل كبير في تعزيز تجربة العميل وضمان سير العمل بشكل منظم وفعّال. في عيادة "إيليجانسيا" المرموقة بجدة، تبرز هذه الوظيفة كحلقة وصل أساسية بين العملاء والفريق الطبي والإداري. تزداد أهمية هذا الدور في السوق السعودي مع تزايد الطلب على خدمات التجميل والرعاية الصحية، مما يتطلب مستوى عالٍ من الاحترافية والقدرة على التواصل الفعّال. إن انضمامك إلى فريقنا يعني العمل في بيئة ديناميكية تشجع على التفاعل الإيجابي وتقديم أفضل الخدمات للعملاء.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

1. استقبال العملاء: الترحيب بالعملاء عند دخولهم العيادة وتقديم المساعدة اللازمة لهم، مما يعكس صورة إيجابية عن العيادة.
2. إدارة المواعيد: تنظيم مواعيد العملاء بدقة، والتأكد من عدم وجود تعارضات في الجدول الزمني للعيادة.
3. التعامل مع المكالمات: الرد على المكالمات الواردة، وتقديم المعلومات المطلوبة، وحل استفسارات العملاء بفعالية.
4. إدارة نظام الحجز: استخدام الأنظمة الإلكترونية لتسجيل المواعيد والتحديثات اللازمة، ومتابعة العملاء لضمان رضاهم.
5. تنسيق العمل مع الطاقم الطبي والإداري: التعاون مع الأطباء والمساعدين الإداريين لضمان سير العمل بسلاسة.
6. تقديم تجربة عميل متميزة: العمل على خلق بيئة مريحة واحترافية للعملاء، مما يساهم في تعزيز ولائهم للعيادة.
7. إعداد المستندات والتقارير: تجهيز الوثائق المطلوبة وإعداد التقارير اللازمة لتوثيق الأنشطة اليومية.
8. مراقبة المخزون: متابعة احتياجات العيادة من المواد والمستلزمات، والتنسيق مع الموردين عند الحاجة.
9. تقديم الدعم الإداري: المساعدة في تنفيذ المهام الإدارية الأخرى حسب الحاجة، مثل تنظيم الفعاليات أو الاجتماعات.
10. التعامل مع حالات الطوارئ: الاستجابة الفورية للمواقف غير المتوقعة أو شكاوى العملاء، والعمل على حلها بمهنية.
11. تدريب الموظفين الجدد: تقديم التوجيه والدعم للموظفين الجدد في قسم الاستقبال لتعزيز كفاءتهم.
12. جمع الملاحظات: الاستماع لملاحظات العملاء واقتراح تحسينات تساهم في تطوير الخدمة المقدمة.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة:

1. التجربة السابقة: يُفضل وجود خبرة سابقة في دور السكرتير أو موظف الاستقبال، خصوصاً في العيادات أو المراكز الطبية.
2. المظهر الاحترافي: الالتزام بمظهر شخصي يبرز الاحترافية والجدية.
3. مهارات التواصل: القدرة على التفاعل بفعالية مع العملاء والزملاء، مع مهارة في استخدام اللغة الإنجليزية.
4. إجادة استخدام الحاسوب: القدرة على استخدام برامج الكمبيوتر، بما في ذلك أنظمة جدولة المواعيد.
5. القدرة على العمل تحت الضغط: التعامل مع مواقف العمل المجهدة بكفاءة وحرفية.
6. المرونة: الاستعداد للعمل في أوقات مختلفة، وقدرة على التكيف مع بيئات العمل المتغيرة.
7. التوجه نحو خدمة العملاء: الشغف بتقديم خدمة ممتازة للعملاء والعمل على تحقيق رضاهم.

المهارات التقنية المطلوبة:

1. إجادة استخدام برامج الجدولة: فهم تام لكيفية استخدام أنظمة إدارة المواعيد.
2. مهارات الحاسوب الأساسية: القدرة على استخدام برامج مثل مايكروسوفت أوفيس (Word، Excel).
3. تقنيات التواصل الالكتروني: القدرة على استخدام البريد الإلكتروني والتفاعل عبر وسائل التواصل الاجتماعي.
4. معرفة أنظمة إدارة العملاء (CRM): فهم كيفية استخدام أنظمة CRM لتعزيز تجربة العملاء.
5. التعامل مع أنظمة الدفع: المعرفة بأساليب الدفع الإلكترونية وكيفية معالجتها.

المهارات الشخصية والقيادية:

1. مهارات تنظيمية قوية: القدرة على إدارة الوقت وتحديد الأولويات بشكل فعّال.
2. القدرة على العمل ضمن فريق: العمل بفاعلية مع الزملاء وتحقيق الأهداف المشتركة.
3. الذكاء العاطفي: القدرة على فهم احتياجات العملاء والتفاعل بشكل إيجابي مع مشاعرهم.
4. مهارات حل المشكلات: القدرة على التفكير النقدي وإيجاد حلول سريعة وفعالة للمشاكل.
5. القدرة على التعلم الذاتي: الاستعداد لتعلم مهارات جديدة والتكيف مع التغييرات في بيئة العمل.

بيئة العمل وثقافة الشركة: تعتبر عيادة "إيليجانسيا" بيئة عمل احترافية وداعمة، حيث يتم تعزيز قيم التعاون والاحترام المتبادل بين جميع الموظفين. نؤمن بأهمية تطوير المهارات وتعزيز الإبداع، مما يساهم في خلق جو من الإلهام والتفاعل الإيجابي. يتم تشجيع الموظفين على تبادل الأفكار والمساهمة في تحسين الخدمات المقدمة، مما يجعل كل فرد جزءًا من النجاح العام للعيادة. كما نسعى إلى توفير بيئة عمل صحية تضمن توازن الحياة المهنية والشخصية.

فرص التطور والنمو المهني: تقدم عيادة "إيليجانسيا" فرصاً متميزة للتطور والنمو المهني للموظفين. نحن نؤمن بأن الاستثمار في تطوير المهارات هو مفتاح النجاح، لذا نقدم برامج تدريبية متكاملة تهدف إلى تعزيز الكفاءات والقدرات. بالإضافة إلى ذلك، فإن هناك فرص للترقية داخل الشركة بناءً على الأداء والمساهمة الفعالة في تحقيق أهداف العيادة. نسعى لتوفير بيئة تشجع الموظفين على تحقيق طموحاتهم المهنية، مما يجعل العمل في عيادتنا تجربة غنية ومثمرة.