Conference & Events Coordinator

يعتبر منسق المؤتمرات والفعاليات في فندق ماندارين أورينتال - الفيصلية بالرياض جزءًا أساسيًا من قسم المبيعات التجارية، حيث يتمثل دوره في المساعدة على إعداد وتنظيم وتطوير الأنظمة داخل القسم. يساهم هذا المنسق في إنشاء جميع النماذج وأنظمة الجدولة والتواصل مع الأماكن، بالإضافة إلى وضع إجراءات مبيعات داخلية دقيقة تتعلق بالاستجابة للطلبات اليومية.

من ضمن مسؤوليات منسق الفعاليات توفير المعلومات، والمساعدة في العمليات اليومية للقسم، وصيانة كافة سجلات المبيعات. كما يقوم بتحديث نظام دلفي والتواصل بالمعلومات ذات الصلة مع الزملاء. لن تقتصر المتطلبات الإدارية لهذه الوظيفة على المساعدة في الاحتياجات الإدارية، بل تشمل أيضًا التدريب، وإدارة العلاقات مع العملاء، والمشاريع العامة تحت إشراف مدير الاستراتيجية التجارية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• فهم ونشر جميع السياسات والإجراءات التشغيلية الخاصة بالشركة والفندق بين الزملاء.
• الالتزام بقوانين العمل والتشريعات العامة في جميع الأنشطة التجارية والقرارات.
• دعم الفريق في جميع المهام القادمة ضمن الاستراتيجية التجارية وما بعدها.
• ضمان تطبيق معايير المظهر والنظافة الخاصة بماندارين أورينتال في الرياض، لتجسيد صورة احترافية.
• معالجة جميع الطلبات ضمن الإطار الزمني المحدد من قبل الشركة.
• تحديث كافة الأنشطة المتعلقة بإدارة حسابات الشركة في النظام، والالتزام بمعايير مجموعة ماندارين أورينتال.
• تعزيز ولاء العملاء والمعايير الخاصة بالعلامة التجارية من خلال تقديم خدمة مميزة خلال تجربة كل عميل.

المتطلبات والمؤهلات:

• شهادة تعليمية في مجال الضيافة أو إدارة الأعمال أو ما يعادلها.
• خبرة سابقة في مجال تنظيم الفعاليات أو إدارة المؤتمرات تعتبر ميزة إضافية.
• مهارات تنظيمية قوية وقدرة على إدارة الوقت بفعالية.
• معرفة بأساليب التواصل الفعالة وقدرة على العمل ضمن فريق.
• إجادة اللغة الإنجليزية بشكل جيد، ويفضل معرفة اللغة العربية.
• القدرة على التعامل مع ضغط العمل والتكيف مع المتغيرات.
• القدرة على استخدام نظم إدارة الفعاليات والتقنيات الحديثة.

المهارات المطلوبة:

• مهارات التواصل الفعال مع الزملاء والعملاء.
• قدرة على تحليل المشكلات وإيجاد الحلول بسرعة.
• مهارات تنظيمية عالية والانتباه للتفاصيل.
• التوجه نحو خدمة العملاء والتميز في تقديم الخدمة.
• القدرة على العمل بمرونة في بيئة ديناميكية.