Admission & Registration Officer

تعتبر وظيفة مسؤول القبول والتسجيل من الوظائف الحيوية في المؤسسات التعليمية، حيث تسهم بشكل فعّال في تنظيم عمليات القبول والتسجيل للطلاب، وضمان تجربة سلسة وفعالة للمتقدمين والطلاب المسجلين. في ظل التوجه المتزايد نحو التعليم العالي في المملكة العربية السعودية، تزداد أهمية هذه الوظيفة، حيث تمثل حلقة الوصل بين المؤسسة التعليمية وطلابها، مما يساهم في تحقيق الأهداف الأكاديمية والتربوية. يسعى مكتب القبول والتسجيل في كلية البترجي الطبية إلى توظيف شخص متميز يمتلك القدرة على إدارة العمليات المتعلقة بالقبول والتسجيل بكفاءة، ويدعم الطلاب خلال مسيرتهم الأكاديمية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

1. معالجة طلبات القبول ودعم المتقدمين: يكون مسؤولاً عن إرشاد المتقدمين من خلال عملية القبول، سواء كانوا يزورون المكتب شخصياً أو يتواصلون عبر الهاتف أو الإنترنت. كما يقوم بمراجعة الطلبات والتأكد من اكتمال الوثائق المطلوبة.

2. إبلاغ قرارات القبول: يتولى مسؤول القبول إبلاغ المتقدمين بقرارات القبول، ومتابعة الوثائق الناقصة لضمان الانتهاء من عملية التسجيل.

3. تتبع المدفوعات والعقود: يقوم بتتبع المدفوعات والعقود والنماذج المطلوبة لضمان الالتزام بالمتطلبات المالية والإدارية.

4. إعداد خطابات القبول: يعد خطابات القبول والمراسلات الرسمية للطلاب المقبولين، مما يسهل عملية التواصل بين الكلية والطلاب.

5. تحديث حالة المتقدمين في نظام المعلومات الطلابية (SIS): يضمن تحديث المعلومات الخاصة بالمتقدمين في نظام المعلومات الطلابية، مما يسهم في تنظيم البيانات بشكل فعال.

6. تنسيق المساعدات المالية: يتولى مسؤول القبول مسؤولية التعامل مع الوثائق المتعلقة ببرامج المساعدات المالية، مثل "دعم" و"تموُح" و"تمكين".

7. إدارة بطاقات الهوية الطلابية: يتحقق من أهلية الطلاب ويصدر بطاقات الهوية، كما يدير عمليات إعادة الطباعة ويحتفظ بسجلات دقيقة للإصدارات.

8. إدارة الملفات والوثائق: يساهم في تنظيم وصيانة سجلات الطلاب، ويتأكد من أن الوثائق المطلوبة متاحة بشكل آمن وسهل.

9. تقديم خدمات للطلاب والدعم الفني: يستجيب لاستفسارات الطلاب المتعلقة بالنظام الدراسي، ويقوم بمعالجة طلبات الانسحاب وإعادة التسجيل وتغييرات التخصصات.

10. إصدار الوثائق الرسمية: يصدر الوثائق الرسمية مثل السجلات الأكاديمية وخطط الدراسة، مما يدعم الطلاب في تحقيق أهدافهم الأكاديمية.

11. التعاون مع الجهات القانونية: يتعاون مع الشؤون القانونية لضمان صحة العقود والمستندات، مما يضمن الالتزام بالقوانين واللوائح.

12. تقديم الدعم خلال فترات التسجيل: يقدم الدعم والإرشاد للطلاب خلال فترات التسجيل، مما يسهم في تسهيل هذه العملية.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة:

1. درجة البكالوريوس في الإدارة أو التعليم أو مجال ذي صلة.
2. خبرة تتراوح بين 1 إلى 3 سنوات في مجال القبول أو التسجيل أو خدمات الطلاب.
3. معرفة قوية بأنظمة المعلومات الطلابية (SIS) وبرامج مايكروسوفت أوفيس.
4. مهارات تواصل ممتازة وقدرة على تقديم خدمة عملاء عالية.
5. إجادة اللغتين العربية والإنجليزية بشكل ممتاز، مما يسهل التواصل مع الطلاب والمراجعين.
6. قدرة على العمل تحت الضغط وإدارة الأوقات بفعالية.
7. اهتمام بالتفاصيل وقدرة على تنظيم المعلومات بدقة.

المهارات التقنية المطلوبة:

1. إجادة استخدام أنظمة المعلومات الطلابية (SIS)، مما يسهل إدارة البيانات.
2. إتقان برامج مايكروسوفت أوفيس، بما في ذلك Excel وWord وPowerPoint.
3. مهارات تحليل البيانات لتقييم طلبات القبول واحتياجات الطلاب.
4. قدرة على استخدام أدوات التواصل الإلكتروني مثل البريد الإلكتروني وأنظمة إدارة التعلم.
5. فهم الإجراءات الإدارية والقانونية المتعلقة بالقبول والتسجيل.

المهارات الشخصية والقيادية:

1. مهارات خدمة العملاء الممتازة، مما يسهم في تحسين تجربة الطلاب.
2. قدرة على حل المشكلات بفعالية وسرعة.
3. التحلي بالسرية والأخلاقيات المهنية في التعامل مع المعلومات الحساسة.
4. المبادرة والقدرة على تحمل المسؤولية في إنجاز المهام.
5. مهارات تنظيمية وإدارة الوقت لضمان تنفيذ المهام في المواعيد المحددة.

بيئة العمل وثقافة الشركة:

تعتبر كلية البترجي الطبية من المؤسسات التعليمية الرائدة في المملكة، حيث تتميز ببيئة عمل تشجع على التعاون والابتكار. تسعى الكلية إلى تقديم تجربة تعليمية متميزة للطلاب، وتوفر لموظفيها بيئة مهنية محفزة تدعم التطور الشخصي والمهني. يركز فريق العمل على تحقيق أهداف الكلية من خلال الالتزام بالقيم الأكاديمية والمهنية العالية، مما يساهم في خلق ثقافة تعزز من الشغف بالتعلم والتميز.

فرص التطور والنمو المهني:

تتيح كلية البترجي الطبية فرصاً كبيرة للتطور والنمو المهني لموظفيها، حيث تقدم برامج تدريبية متقدمة وورش عمل متخصصة لتعزيز المهارات. كما تشجع الكلية على المشاركة في المؤتمرات والفعاليات الأكاديمية لتعزيز المعرفة والمهارات. من خلال هذه الفرص، يمكن للموظفين تحقيق تطلعاتهم المهنية وتعزيز مسيرتهم في مجال التعليم العالي، مما يسهم في تطوير مستقبلهم الوظيفي بشكل مستدام.