Adminstrative Coordinator

نبذة شاملة عن الوظيفة وأهميتها في السوق السعودي
تُعد وظيفة منسق إداري (Administrative Coordinator) في شركة الحياة للاستثمار واحدة من الأدوار الحيوية التي تسهم في تعزيز فعالية العمليات التجارية ودعم فرق المبيعات والعمليات. تقع الشركة في قلب منطقة الرياض، حيث تسعى لتلبية احتياجات السوق السعودي من خلال تحسين تجربة العملاء وضمان تنفيذ الأعمال بسلاسة. يتمثل دور المنسق الإداري في تحقيق التنسيق الفعّال بين مختلف الأقسام، مما يسهم في تحقيق أهداف الشركة وتعزيز جودة الخدمات المقدمة. يتطلب هذا المنصب مستوى عالٍ من التنظيم والدقة، حيث يتعامل المنسق مع بيانات حيوية ويعمل كحلقة وصل بين فرق المبيعات وسلسلة التوريد واللوجستيات، مما يعكس أهمية هذه الوظيفة في تحقيق النجاح المؤسسي.

المهام والمسؤوليات الرئيسية بالتفصيل

1. دعم خط أنابيب المبيعات

   • مراقبة وتحديث لوحة معلومات خط أنابيب المبيعات بانتظام لضمان دقة البيانات وكمالها، مما يساعد في اتخاذ القرارات الاستراتيجية.
   • التنسيق مع ممثلي المبيعات للمتابعة بشأن تحديثات الخط، والتغييرات في المراحل، والإجراءات المعلقة، مما يسهم في تسريع العملية البيعية.
   • إعداد ملخصات خط الأنابيب وتحديثات الحالة لمدير المبيعات حسب الحاجة، مما يوفر رؤية شاملة عن الأداء.

2. إدخال بيانات نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وإدارة الطلبات

   • إنشاء وإدارة سجلات العملاء والفرص في نظام Oracle NetSuite، مما يساعد في تنظيم المعلومات وتسهيل الوصول إليها.
   • إعداد تقديرات وعروض أسعار نيابة عن فريق المبيعات، مع ضمان دقة العناصر والكميات والأسعار، مما يعزز من مصداقية الشركة.
   • تحويل التقديرات المعتمدة إلى أوامر مبيعات والتأكد من تسجيل جميع التفاصيل بدقة قبل المعالجة، مما يقلل من الأخطاء.

3. تخطيط المخزون والتسليم

   • التحقق من توفر المخزون للأصناف المدرجة في أوامر المبيعات النشطة وتحديد أي نقص أو مخاطر في الوفاء، مما يساعد في تجنب التأخيرات.
   • تتبع تواريخ الوصول المتوقعة للمخزون المعلق واستخدام هذه المعلومات لدعم جدولة التسليم والتواصل مع العملاء، مما يعزز من رضا العملاء.
   • الإبلاغ عن أي تناقضات أو تأخير في المخزون إلى الفرق المعنية في الوقت المناسب، مما يضمن معالجة المشكلات بسرعة.

4. تنسيق سلسلة التوريد

   • تقديم ومتابعة طلبات العناصر إلى قسم سلسلة التوريد للأوامر التي تتطلب الشراء، مما يضمن تلبية احتياجات العملاء بكفاءة.
   • تنسيق طلبات تجديد المخزون بناءً على الطلب والمستويات المتاحة، مما يساهم في تحسين إدارة المخزون.
   • الحفاظ على تواصل واضح مع فريق سلسلة التوريد حول أولويات الطلبات، وأوقات التسليم، والعجلة، مما يسهل التنسيق.

5. تنسيق العمليات واللوجستيات

   • التنسيق مع فرق المستودع واللوجستيات والعمليات لجدولة ومتابعة تسليم العناصر للعملاء، مما يضمن عدم تأخير في التسليم.
   • التواصل مع فريق تنفيذ المشاريع لتتبع معالم التثبيت وضمان إتمام الالتزامات تجاه العملاء في الوقت المحدد، مما يعزز من سمعة الشركة.
   • تصعيد أي تأخيرات في التسليم أو التثبيت إلى مدير المبيعات ورؤساء الأقسام المعنية حسب الحاجة، مما يضمن معالجة المشكلات بشكل فعال.

6. متابعة ما بعد البيع والصيانة للعملاء

   • مراقبة الحالات المفتوحة للصيانة للعملاء والمتابعة مع فرق خدمة العملاء والصيانة بشأن تقدم الحلول، مما يضمن رضا العملاء.
   • التأكد من أن طلبات الصيانة يتم الاعتراف بها وتعيينها وإغلاقها ضمن الأطر الزمنية المقبولة، مما يعزز كفاءة الخدمة.
   • نقل تحديثات حالة الحالات للعملاء أو لفريق المبيعات حسب الحاجة، مما يحافظ على مستوى عالٍ من الخدمة.

7. متابعة الفواتير والحسابات المستحقة

   • متابعة الفواتير المعلقة والحسابات المستحقة، مما يساهم في تحسين التدفق النقدي وتعزيز الصحة المالية للشركة.
   • العمل مع الفرق المالية لضمان معالجة الفواتير بشكل سريع ودقيق، مما يقلل من أي مشكلات قد تؤثر على العمليات التجارية.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 5 سنوات في دور إداري أو تنسيقي مشابه.
• معرفة قوية بأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) مثل Oracle NetSuite.
• إلمام بأساسيات إدارة المبيعات والعمليات.
• مهارات تحليلية قوية وقدرة على حل المشكلات.
• القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة الوقت بفعالية.
• إجادة اللغة الإنجليزية والعربية كتابة وشفاهاً.

المهارات التقنية المطلوبة

• إتقان استخدام برامج Microsoft Office (Excel، Word، PowerPoint).
• معرفة عميقة بأنظمة ERP، خصوصاً Oracle NetSuite.
• القدرة على استخدام أدوات إدارة المشاريع والتخطيط.
• مهارات تحليل البيانات واستخراج التقارير.
• فهم العمليات اللوجستية وسلسلة التوريد.
• القدرة على التعامل مع أنظمة CRM.

المهارات الشخصية والقيادية

• مهارات اتصال قوية وقدرة على التواصل بفعالية مع مختلف الفرق والأقسام.
• مهارات تنظيمية عالية وقدرة على إدارة المهام المتعددة بكفاءة.
• قدرة على العمل بروح الفريق وتعزيز التعاون بين الأفراد.
• مهارات قيادية جيدة تساعد في توجيه الفرق وتحفيزها.
• القدرة على التكيف مع بيئات العمل المتغيرة واتخاذ القرارات السريعة.

بيئة العمل وثقافة الشركة
تُعتبر شركة الحياة للاستثمار بيئة عمل ديناميكية تحتضن التنوع وتقدم فرصاً للابتكار والنمو. تشجع الشركة على العمل الجماعي والتواصل الفعّال بين الفرق، مما يسهم في تطوير بيئة مهنية محفزة. تتميز الثقافة المؤسسية بالشفافية والمهنية، حيث تُعطى الأولوية لمبادئ العمل الأخلاقي والتزام الجودة في جميع جوانب العمل. كما تدعم الشركة التوازن بين العمل والحياة الشخصية، مما يعزز من رفاهية الموظفين وإنتاجيتهم.

فرص التطور والنمو المهني
تقدم شركة الحياة للاستثمار فرصاً واسعة للتطور والنمو المهني لموظفيها، حيث تُشجع على المشاركة في الدورات التدريبية وورش العمل المتخصصة. تسعى الشركة إلى تطوير مهارات موظفيها من خلال برامج تدريبية مخصصة تتناسب مع احتياجاتهم وطموحاتهم. كما تُتيح فرصاً للترقية والتقدم الوظيفي بناءً على الأداء والإنجازات، مما يسهم في بناء مسيرة مهنية ناجحة تعود بالنفع على الأفراد والشركة على حد سواء.