مساعد إداري متدرب (تمهير)

تُعد وظيفة مساعد إداري متدرب (تمهير) في شركة Innovative Solutions SA فرصة فريدة للانضمام إلى واحدة من الشركات الرائدة في مجال الأمن السيبراني في المملكة العربية السعودية. تأسست الشركة عام 2003، ويقع مقرها الرئيسي في الرياض، ولها مكاتب إضافية في كل من الخبر وجدة ودبي وأبوظبي. تقدم الشركة حلولاً وخدمات أمنية شاملة تشمل الاستشارات، وضمان التقنية، ونشر الحلول، والخدمات الاحترافية، وخدمات الأمن المدارة. تهدف Innovative Solutions إلى تقديم خدمات رقمية آمنة وذكية تمكّن المؤسسات من تحقيق أهدافها بكفاءة وفاعلية.

في هذا الدور، سيكون للمتدرب فرصة مميزة لدعم المكتب التنفيذي من خلال الأنشطة الإدارية والتنسيقية اليومية. سيتولى المتدرب إدارة الجداول والمواعيد، وتحضير وتنظيم الوثائق والتقارير، والتنسيق مع الأطراف المعنية داخل وخارج الشركة، ومتابعة المهام والطلبات، بالإضافة إلى تقديم الدعم الإداري لضمان سير العمل بسلاسة وفاعلية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

1. إدارة الجداول والمواعيد: سيقوم المتدرب بتنظيم مواعيد المكتب التنفيذي والتأكد من عدم وجود تعارضات، مما يساهم في تحسين كفاءة استخدام الوقت.

2. تحضير الوثائق والتقارير: سيتم إعداد وتنظيم الوثائق والتقارير اللازمة للاجتماعات والمشاريع، مما يساعد في تقديم المعلومات بشكل دقيق ومرتب.

3. التنسيق مع الأطراف المعنية: يتطلب الدور التواصل والتنسيق مع الفرق الداخلية والخارجية لضمان تحقيق الأهداف المشتركة.

4. متابعة المهام والطلبات: سيقوم المتدرب بمتابعة المهام الموكلة إليه والتأكد من تنفيذها في الوقت المحدد، مما يساهم في تحسين سير العمل.

5. تقديم الدعم الإداري: سيتولى المتدرب مهام إدارية متنوعة مثل ترتيب الملفات، والرد على الاستفسارات، وتنظيم الملفات الإلكترونية.

6. المشاركة في الاجتماعات: سيساعد المتدرب في تنظيم الاجتماعات، بما في ذلك إعداد الأجندات وتدوين المحاضر.

7. تقديم الاقتراحات لتحسين العمليات: من خلال ملاحظاته، يمكن للمتدرب تقديم أفكار لتحسين سير العمل وزيادة الكفاءة.

8. التعامل مع أدوات التكنولوجيا: استخدام أدوات التكنولوجيا الحديثة لتحسين الأداء الإداري وتسهيل العمل اليومي.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة:

1. درجة البكالوريوس: يجب أن يكون المتقدم حائزًا على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو إدارة المكاتب، أو أي مجال ذي صلة.

2. مهارات الاتصال: يجب أن يتمتع المتقدم بمهارات جيدة في التواصل الكتابي والشفهي باللغتين العربية والإنجليزية.

3. مهارات تنظيمية: يجب أن يكون المتقدم قادرًا على تنظيم المهام والمشاريع بفعالية.

4. الاهتمام بالتفاصيل: يتطلب الدور اهتمامًا كبيرًا بالتفاصيل لضمان دقة المعلومات والوثائق.

5. معرفة بتطبيقات مايكروسوفت أوفيس: يجب أن يمتلك المتقدم معرفة جيدة بتطبيقات مايكروسوفت مثل وورد، وباوربوينت، وإكسل.

6. القدرة على العمل ضمن فرق: يجب أن يكون المتقدم قادرًا على العمل بشكل فعال مع فرق مختلفة داخل المنظمة.

7. التسجيل في برنامج تمهير: يجب أن يكون المتقدم مؤهلاً للانضمام إلى برنامج تمهير.

المهارات التقنية المطلوبة:

1. إجادة استخدام الحاسوب: يجب أن يكون المتقدم متمكنًا من استخدام الحاسوب والتطبيقات المكتبية بشكل فعال.

2. معرفة بأدوات إدارة الوقت: القدرة على استخدام أدوات مثل التقويمات والتطبيقات لتنسيق المواعيد والمهام.

3. إجادة البرمجيات المكتبية: يجب أن يكون المتقدم قادرًا على إنشاء وتحرير الوثائق والعروض التقديمية وجداول البيانات.

4. استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي: الاهتمام باستخدام أدوات الذكاء الاصطناعي لتحسين المهام الإدارية وتنظيم المعلومات.

5. القدرة على البحث والتقصي: يجب أن يكون المتقدم قادرًا على إجراء بحوث فعالة للحصول على المعلومات المطلوبة.

المهارات الشخصية والقيادية:

1. مهارات التواصل الفعّال: القدرة على التواصل بوضوح وفعالية مع الزملاء والإدارة.

2. المرونة والتكيف: القدرة على التكيف مع بيئة العمل المتغيرة والمرونة في التعامل مع المهام الجديدة.

3. التحفيز الذاتي: القدرة على العمل بشكل مستقل وتحمل المسؤولية عن المهام الموكلة.

4. مهارات حل المشكلات: القدرة على تحليل المواقف وإيجاد حلول فعّالة للتحديات اليومية.

بيئة العمل وثقافة الشركة:

تتميز بيئة العمل في شركة Innovative Solutions بالاحترافية والديناميكية، حيث تسعى الشركة إلى خلق بيئة مشجعة على الابتكار والتعاون. تتبنى الشركة ثقافة الشفافية والتواصل المفتوح، مما يساهم في تعزيز روح الفريق ويعزز من فعالية العمل الجماعي. كما تقدم الشركة فرصًا للتعلم والنمو، مما يجعلها مكانًا مثاليًا للمتدربين الراغبين في تطوير مهاراتهم واكتساب خبرات قيمة في مجال الأمن السيبراني.

فرص التطور والنمو المهني:

تؤمن شركة Innovative Solutions بأن الاستثمار في تطوير موظفيها هو أساس نجاحها. لذلك، توفر الشركة فرصًا متنوعة للتدريب والتطوير المهني، بما في ذلك الدورات التدريبية وورش العمل. سيتمكن المتدرب من التفاعل مع خبراء في المجال واكتساب مهارات جديدة تؤهله للترقي في مسيرته المهنية. كما توفر الشركة بيئة تشجع على الابتكار، مما يفتح المجال لتقديم الأفكار الجديدة والمبادرات التي تساهم في تحسين الأداء المؤسسي.