مساعد إداري/ سكرتير

تُعد وظيفة مساعد إداري/سكرتير في مجموعة يورو للاستشارات الهندسية بالرياض من الفرص الوظيفية الحيوية التي تساهم في دعم العمليات والإدارة الفعالة للأصول البلدية في العاصمة. تُعتبر هذه الوظيفة مهمة للغاية في السوق السعودي، حيث تُسهم في تعزيز الكفاءة التشغيلية للمشاريع البلدية وتوفير الدعم اللازم للحفاظ على جودة الخدمات المقدمة للمواطنين. يتطلب النجاح في هذا الدور مهارات إدارية قوية وخبرة عميقة في التعامل مع الإجراءات البلدية والتنسيق مع الجهات الحكومية المحلية، مما يجعلها فرصة مثالية للمهنيين ذوي الخبرة الذين يسعون لتطوير مسيرتهم المهنية في مجال الإدارة الهندسية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

1. المراسلات والتوثيق:

   • إعداد وتنسيق وتحرير الرسائل الرسمية والمذكرات والتقارير باللغتين العربية والإنجليزية، مع التركيز على المراسلات المتعلقة بعقود التشغيل والصيانة مع أمانة الرياض والإدارات البلدية المعنية.

2. إعداد العروض التقديمية:

   • إنشاء وتحديث عروض PowerPoint لاجتماعات تقدم المشاريع ومراجعات الأمانة والتقارير الداخلية، مما يُساعد في توضيح تقدم العمل وتيسير التواصل الفعّال.

3. إدارة الأرشفة:

   • تنظيم والحفاظ على أنظمة الأرشفة الفيزيائية والإلكترونية لجميع وثائق مشاريع التشغيل والصيانة، بما في ذلك العقود، أوامر العمل، التصاريح، تقارير الاستكمال، الموافقات، التفتيشات، والمراسلات.

4. تسجيل المراسلات:

   • الحفاظ على سجلات دقيقة لجميع المراسلات والتقديمات والوثائق المتعلقة بالتشغيل والصيانة، مما يسهم في تسهيل تتبع المعلومات والامتثال للمعايير المطلوبة.

5. المتابعة والتنسيق:

   • تتبع ومتابعة التقديمات، الموافقات، التجديدات، والإجراءات الروتينية المتعلقة بأصول التشغيل والصيانة، بما في ذلك المرافق والبنية التحتية والأماكن العامة.

6. إدارة الاتصالات:

   • التعامل مع البريد الوارد والصادر، والرسائل الإلكترونية، والمكالمات مع المسؤولين في الأمانة والمقاولين والفرق الداخلية؛ وضمان التسجيل والتوزيع السليم للمعلومات.

7. تنسيق المواعيد والاجتماعات:

   • تنظيم المواعيد والاجتماعات والجداول الزمنية مع ممثلي أمانة الرياض والمفتشين البلديين وموظفي المشاريع، مما يسهم في تحسين التنسيق بين جميع الأطراف المعنية.

8. التواصل مع الجهات الحكومية:

   • التواصل مع أمانة الرياض والجهات البلدية الأخرى لإتمام الإجراءات الإدارية، والحصول على التوقيعات والأختام، ومتابعة الأمور المتعلقة بالمشاريع.

9. الحفاظ على السرية:

   • ضمان سرية التعاملات والمعلومات المتعلقة بالشركة والمشاريع والوثائق البلدية، مما يعكس التزام الشركة بأعلى معايير الأخلاقيات المهنية.

10. أداء المهام الإدارية الأخرى:

    • تنفيذ مهام إدارية وسكرتارية إضافية لدعم مشروع التشغيل والصيانة حسب توجيهات الإدارة.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة:

1. الحصول على درجة البكاليوس في أي تخصص.
2. خبرة لا تقل عن 5 سنوات في العمل الإداري أو السكرتارية مع الجهات الحكومية السعودية، ويفضل أن تكون في البلديات أو الأمانة.
3. خبرة في الاستشارات الهندسية أو مشاريع التشغيل والصيانة/البنية التحتية/الخدمات البلدية تُعتبر ميزة قوية.
4. معرفة جيدة بالإجراءات البلدية والوثائق وأنظمة المعلومات المستخدمة من قبل أمانة الرياض.
5. إتقان استخدام برامج Microsoft Office (Word، PowerPoint، Excel، Outlook).
6. مهارات كتابة وتواصل شفهية ممتازة باللغة العربية، مع إتقان جيد للغة الإنجليزية مفضل.
7. مهارات تنظيمية قوية، ودقة، واهتمام بالتفاصيل.
8. القدرة على التعامل مع مهام متعددة، والعمل تحت الضغط، والامتثال للمواعيد النهائية.
9. مظهر مهني، وإحساس قوي بالمسؤولية، ومستوى عالٍ من الخصوصية.
10. متحدث باللغة العربية بطلاقة مع إتقان مهني للغة الإنجليزية في القراءة والكتابة والمحادثة.

المهارات التقنية المطلوبة:

1. إتقان برامج Microsoft Office بمختلف تطبيقاتها.
2. القدرة على استخدام أنظمة الأرشفة الإلكترونية بكفاءة.
3. معرفة بأساليب إعداد العروض التقديمية بشكل احترافي.
4. مهارات التعامل مع أنظمة المراسلات الإلكترونية.
5. القدرة على استخدام أدوات تنظيم المشاريع وتطبيقات إدارة الوقت.
6. معرفة بأساليب البحث عن المعلومات وتوثيقها.

المهارات الشخصية والقيادية:

1. مهارات تواصل فعّالة وقدرة على بناء علاقات مهنية قوية.
2. قدرة على العمل ضمن فريق وتحفيز الزملاء لتحقيق الأهداف المشتركة.
3. مهارات قيادية في إدارة الوقت وتنظيم المهام.
4. قدرة على التكيف مع التغييرات السريعة في بيئة العمل.
5. التفكير النقدي والقدرة على حل المشكلات بشكل فعّال.

بيئة العمل وثقافة الشركة:

تتميز مجموعة يورو للاستشارات الهندسية ببيئة عمل مهنية وداعمة، حيث تُعزز قيم التعاون والاحترام المتبادل بين الموظفين. تُشجع الشركة على الابتكار وتقديم الأفكار الجديدة، مما يسهم في تطوير حلول فعالة للتحديات التي تواجه المشاريع الهندسية. تقدم الشركة موارد تدريب وتطوير مستمرة، مما يعزز من قدرة الموظفين على تحقيق أهدافهم الشخصية والمهنية. كما تُولي الشركة أهمية خاصة للرفاهية النفسية والبدنية لموظفيها، مما يجعل بيئة العمل متوازنة ومليئة بالحيوية.

فرص التطور والنمو المهني:

تسعى مجموعة يورو للاستشارات الهندسية إلى تقديم فرص نمو مهني مستدامة لموظفيها، حيث توفر برامج تدريبية متقدمة وورش عمل تهدف إلى تعزيز القدرات الفنية والإدارية. يمكن للموظف أن يتطور ضمن مسارات مهنية متنوعة، سواء في مجال الإدارة أو التخصصات الفنية، مما يتيح له تحقيق نتائج مهنية متميزة. كما يُمكن للموظفين الاستفادة من فرص التوظيف في مشاريع كبيرة ومهمة في المملكة، مما يساهم في تعزيز خبراتهم وتوسيع آفاقهم المهنية. تُعتبر هذه الفرص جزءاً من التزام الشركة بالاستثمار في رأس المال البشري، مما يُعزز من قدرة الفريق على مواجهة تحديات المستقبل.