Administrative Assistant - Saudi

تعتبر وظيفة مساعد إداري في شركة Moelis & Company فرصة مميزة للانضمام إلى فريق ديناميكي في مدينة الرياض. نحن نبحث عن أفراد لديهم حماس واهتمام بتقديم الدعم الإداري الفعّال، والعمل في بيئة مهنية تركز على التميز والتعاون.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• استقبال وترحيب العملاء والزوار بطريقة ودية ومهذبة.
• المحافظة على نظافة وترتيب منطقة الاستقبال.
• إعداد المرطبات للضيوف.
• جمع البريد من صندوق البريد وتوزيعه على الأشخاص المعنيين.
• الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها إلى الشخص المناسب أو تسجيل الرسائل وإبلاغ المعنيين بها.
• مراقبة وطلب المستلزمات المكتبية والمشروبات.
• دعم الأنشطة والمتطلبات المتعلقة بالعملاء بشكل استباقي، بما في ذلك تسجيل الرسائل، وتبادل المعلومات، والتعامل مع الاستفسارات البسيطة، وتنظيم الفعاليات الخاصة بالعملاء.
• إدارة المواعيد، تنسيق وجدولة الاجتماعات، حجز غرف المؤتمرات، وإعداد مكالمات المؤتمرات.
• إدارة جهات الاتصال الخاصة بالعملاء وصندوق البريد الخاص بالمصرفيين.
• نسخ ومسح المستندات.
• تنظيم ترتيبات السفر، بما في ذلك حجز الرحلات الجوية، وسائل النقل، الإقامة، والترفيه للسفرات التجارية (داخلية ودولية)، وإعداد جداول الرحلات والتأشيرات.
• استخدام نظام Concur لمعالجة ومراقبة النفقات لضمان الدفع السريع والتسوية مع بيان AMEX.
• تنفيذ أي مهام أخرى أو مشاريع خاصة يطلبها مدير المكتب أو المصرفيون.

المتطلبات والمؤهلات:

• إتقان جميع حزم البرمجيات (Word، Excel، PowerPoint).
• خبرة سابقة في قطاع الخدمات المهنية.
• مستوى عالٍ من المهارات التنظيمية.
• مهارات تواصل ممتازة، كتابية وشفوية.
• تجربة سابقة في بيئة عمل سريعة.
• اهتمام قوي بالتفاصيل.

المهارات المطلوبة:

• القدرة على العمل تحت الضغط.
• مهارات إدارة الوقت بشكل فعّال.
• التكيف مع تغييرات العمل السريعة.
• روح التعاون والعمل ضمن فريق.

تسعى الشركة إلى تعزيز التنوع ومنع التمييز، مع توفير بيئة عمل داعمة وشاملة. نحن نؤمن بأهمية استقطاب مواهب متنوعة ونحرص على معاملة جميع المتقدمين بإنصاف خلال جميع مراحل عملية التوظيف.