Administrative Assistant / Executive Secretary 📍 Riyadh, Saudi Arabia

تُعتبر وظيفة المساعد الإداري/السكرتير التنفيذي من الوظائف الحيوية في سوق العمل السعودي، حيث تلعب دورًا محوريًا في دعم العمليات الإدارية وتعزيز فاعلية العمل داخل المؤسسات. في ظل التطورات السريعة التي يشهدها قطاع التنمية في المملكة، يتزايد الطلب على الأفراد القادرين على تقديم الدعم الإداري بكفاءة واحترافية. يتطلب هذا الدور مستوى عالٍ من الدقة والتنظيم، مما يجعله خيارًا مثاليًا للخريجين الجدد الذين يسعون لبداية قوية في مسيرتهم المهنية. تشكل هذه الوظيفة حلقة وصل بين الإدارات المختلفة، مما يساهم في تحسين التواصل الداخلي ويعزز من تنفيذ المشاريع والبرامج التنموية بكفاءة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

1. إدارة وتنسيق المراسلات: يتولى المساعد الإداري مسؤولية استقبال وإرسال المراسلات، مع ضمان تتبعها بشكل دقيق والقيام بمتابعات دورية لضمان التواصل الفعّال.
2. تقديم الدعم الإداري لمدير القسم: يتضمن ذلك تنظيم الاتصالات، جدولة المواعيد، وتسهيل الأعمال اليومية للمدير، مما يسهم في زيادة فاعليته.
3. تنظيم الاجتماعات: يجب على المساعد تنسيق الاجتماعات، إعداد جداول الأعمال، وتوثيق محاضر الاجتماعات، لضمان تدفق المعلومات بشكل سلس.
4. التعامل مع الوثائق السرية: يتطلب الدور مستوى عالٍ من السرية في التعامل مع المعلومات الحساسة، مما يعكس الاحترافية والموثوقية.
5. المحافظة على نظم الأرشفة: يتوجب على المساعد الحفاظ على نظم تنظيمية دقيقة للملفات والسجلات، مما يسهل الوصول إليها عند الحاجة.
6. إعداد التقارير والمذكرات: يتطلب الأمر القدرة على إعداد تقارير احترافية ومذكرات باللغتين العربية والإنجليزية، لضمان تواصل فعّال مع جميع الأطراف المعنية.
7. تنسيق الاتصالات الداخلية: يشمل ذلك متابعة الإجراءات والأعمال داخل القسم لضمان تحقيق الأهداف المحددة.
8. إدارة الزوار والمكالمات: ينبغي على المساعد الإداري التعامل مع الزوار والمكالمات بشكل احترافي، مما يعكس صورة إيجابية عن المؤسسة.
9. تقديم الدعم اللوجستي: يشمل ذلك تنظيم الفعاليات والأنشطة الداخلية، مما يسهم في تعزيز التعاون داخل الفريق.
10. المشاركة في تطوير العمليات: يتطلب الدور التفكير النقدي والمشاركة في تحسين العمليات الإدارية.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة:

1. الحصول على درجة البكالوريوس في اللغة الإنجليزية أو إدارة الأعمال.
2. خريجون جدد، مما يعني أن الفرصة متاحة للمتقدمين الذين يسعون للحصول على تجربة عمل أولى.
3. خبرة ذات صلة في أدوار الدعم الإداري تعتبر ميزة إضافية.
4. مهارات تواصل قوية باللغتين العربية والإنجليزية، مما يسهل التفاعل مع مختلف الأطراف.
5. قدرة على التعامل مع الوثائق السرية بشكل احترافي.
6. معرفة جيدة بتطبيقات Microsoft Office، بما في ذلك وورد وإكسل وباوربوينت.
7. مهارات تنظيمية عالية وقدرة على إدارة الوقت بكفاءة.
8. استعداد للعمل تحت الضغط في بيئة ديناميكية ومتغيرة.

المهارات التقنية المطلوبة:

1. إجادة استخدام برامج Microsoft Office بشكل متقدم.
2. معرفة بأساسيات أنظمة الأرشفة والتخزين الإلكتروني.
3. القدرة على استخدام أدوات التواصل الحديثة مثل البريد الإلكتروني وتطبيقات المراسلة.
4. فهم جيد للعمليات الإدارية الأساسية.
5. التعامل مع برامج إدارة المشاريع قد يكون ميزة إضافية.
6. مهارات تقنية في تنظيم البيانات وتحليل المعلومات.

المهارات الشخصية والقيادية:

1. مهارات تواصل قوية، مما يسهل التفاعل مع الزملاء والإدارات المختلفة.
2. قدرة على العمل ضمن فريق، وتعزيز التعاون بين الأفراد.
3. مهارات قيادية أساسية، تساهم في تنظيم الأنشطة وتوجيه الفرق.
4. القدرة على التحمل والتكيف مع التغييرات السريعة في بيئة العمل.
5. مهارات حل المشكلات، مما يسهل معالجة أي تحديات قد تظهر.

بيئة العمل وثقافة الشركة: تعتبر بيئة العمل في برنامج الخليج العربي للتنمية (AGFUND) بيئة تشجع على الابتكار والتطوير المهني. يسعى البرنامج إلى خلق ثقافة قائمة على التعاون والاحترام المتبادل، حيث يُقدر الموظفون كأهم أصول المؤسسة. تقدم AGFUND فرصًا لتطوير المهارات وتعزيز القدرات من خلال ورش العمل والدورات التدريبية، مما يسهم في بناء فريق عمل متكامل ومؤهل. كما يعكس التزام المؤسسة بتحقيق الأهداف التنموية للمجتمعات العربية، مما يضيف قيمة حقيقية للعمل الذي يقوم به الموظفون.

فرص التطور والنمو المهني: تتيح وظيفة المساعد الإداري/السكرتير التنفيذي في AGFUND فرصًا متميزة للنمو المهني والتطور الشخصي. من خلال العمل في بيئة ديناميكية وداعمة، يمكن للموظف أن يتعلم مهارات جديدة ويكتسب خبرات قيمة تعزز من مسيرته المهنية. توفر AGFUND برامج تدريبية متنوعة، مما يساعد الموظفين على التقدم إلى أدوار قيادية في المستقبل. كما يتيح العمل في مؤسسة ذات سمعة رائدة في مجال التنمية فرصًا لبناء شبكة علاقات مهنية واسعة، مما يساهم في تعزيز فرص النجاح المستقبلي.