Administrative Assistant

نحن نبحث عن مساعد إداري ذو خبرة وفاعلية لتقديم دعم شامل لعدد من أعضاء الفريق القيادي. تتطلب هذه الوظيفة مهارات تنظيمية استثنائية واحترافية عالية، بالإضافة إلى القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• تقديم الدعم الإداري اليومي للأعضاء المحددين من الفريق القيادي، بما في ذلك إدارة الجداول الزمنية، وتنسيق الاجتماعات، وإعداد الأجندات.
• العمل كحلقة وصل بين القيادة والمساهمين الداخليين والخارجيين، مع ضمان التواصل الواضح وفي الوقت المناسب.
• التعامل مع المواد والمعلومات السرية والحرجة بطرق ملائمة.
• تنسيق المشاريع من حيث الجدول الزمني، والتحديثات، والتواصل، والوثائق.
• إدارة الجداول الزمنية المعقدة، مع ضمان التخطيط الفعّال عبر المناطق الزمنية.
• ترتيب وإدارة خطط السفر، والإقامة، والمواعيد للأعضاء القياديين.
• إعداد وتحرير وتوزيع المراسلات، والتقارير، والعروض التقديمية، وغيرها من الوثائق.
• تنظيم وحفظ السجلات، والأنظمة الأرشيفية، والوثائق المشتركة لضمان سهولة الوصول إليها.
• تخطيط وتنسيق الاجتماعات، بما في ذلك حجز الغرف، وإعداد المكالمات الجماعية، وتجهيز المواد المطلوبة.
• تدوين محاضر الاجتماعات والمتابعة بشأن البنود المطلوب إنجازها عند الحاجة.
• إدارة مستلزمات المكتب والتواصل مع الموردين حسب الحاجة.
• دعم تخطيط الفعاليات واللوجستيات لجلسات التدريب وورش العمل.

المتطلبات والمؤهلات:

• الجنسية: سعودي محلي.
• الخبرة: من 5 إلى 6 سنوات من الخبرة في الأدوار الإدارية.
• يُفضل وجود خبرة مثبتة في دعم عدة أعضاء في القيادة.
• التعليم: يُفضل الحصول على دبلوم أو شهادة بكاليوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• سيكون التعرض أو الخبرة في إدارة المشاريع أو التنسيق زائدًا مفضلًا.

المهارات المطلوبة:

• إتقان قوي في حزمة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).
• مهارات تواصل ممتازة باللغة العربية والإنجليزية، كتابة ومحادثة.
• قدرة عالية على التنظيم مع القدرة على إدارة مهام وأولويات متعددة.
• مهارات قوية في حل المشكلات واهتمام بالتفاصيل.
• سلوك مهني وقدرة على الحفاظ على سرية المعلومات.