Administration & Shared Services Superviosr

نحن في شركة MASQ World نبحث عن مشرف إدارة وخدمات مشتركة يتمتع بتنظيم عالٍ واستباقية لدعم العمليات السلسة والفعّالة لمكاتبنا في السوق السعودي. سيكون المرشح المثالي لديه خبرة سابقة في دور إداري مشابه أو خدمات مشتركة داخل المملكة، بالإضافة إلى معرفة قوية باللوائح المحلية، ومنصات الحكومة، وعمليات المكتب. يلعب هذا الدور دورًا حيويًا في ضمان الامتثال، واستمرارية العمليات، والتنسيق الفعّال بين المرافق، والإجراءات الحكومية، والخدمات المشتركة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

1. إدارة المرافق:

   • تنسيق وإدارة جميع الأمور المتعلقة بالمرافق بما في ذلك الإيجارات، عقود الإيجار، وتجديدات التعاقدات.
   • التواصل مع الملاك وشركات إدارة العقارات ومقدمي الخدمات.
   • الإشراف على النظافة والصيانة والمرافق لضمان سلامة وكفاءة مكاتب العمل.
   • متابعة تواريخ انتهاء العقود والتأكد من تجديدها في الوقت المناسب مع التحكم في التكاليف.

2. الإجراءات الحكومية والامتثال:

   • التعامل مع المعاملات الحكومية المتعلقة بالشركة، بما في ذلك تجديد تراخيص الشركات والمتطلبات البلدية.
   • متابعة تواريخ انتهاء التراخيص لضمان التجديد في الوقت المناسب والحفاظ على الامتثال القانوني.
   • إدارة العمليات الحكومية المتعلقة بالموظفين مثل إقامات العمل، التأشيرات، وإجراءات الدخول والخروج.
   • التنسيق مع الموارد البشرية والمالية حول تحديثات تسجيلات التأمينات الاجتماعية.

3. تنسيق الخدمات المشتركة:

   • تقديم الدعم الإداري للإدارة حسب الحاجة.
   • تنسيق والإشراف على المساعدين المكتبيين والسائقين وموظفي الدعم.
   • ضمان التواصل الفعّال وتقديم الخدمات عبر وظائف الخدمات المشتركة.

4. المشتريات واللوازم المكتبية:

   • إدارة شراء اللوازم المكتبية والقرطاسية، مع ضمان توفر المخزون الكافي.
   • التعامل مع الموردين والحصول على عروض الأسعار لضمان الشراء الفعّال من حيث التكلفة.
   • الحفاظ على سجلات المخزون ومراقبة الاستخدام.

المتطلبات والمؤهلات:

• درجة البكالوريوس أو الدبلوم في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة مفضل.
• خبرة تتراوح بين 3 إلى 5 سنوات في الإدارة أو المرافق أو الخدمات المشتركة، مع أفضلية للخبرة في السوق السعودي.
• خبرة مثبتة في التعامل مع الإجراءات الحكومية ومنصات الحكومة في المملكة.
• مهارات تنظيمية قوية وقدرة على التنسيق والمتابعة.

المهارات المطلوبة:

• إجادة اللغة الإنجليزية؛ وإجادة اللغة العربية تعتبر ميزة إضافية قوية.
• إجادة استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (Word، Excel، Outlook).
• مهارات تواصل فعّالة وقدرة على العمل تحت الضغط.

إذا كنت تبحث عن فرصة لتكون جزءًا من فريق ديناميكي وذو تأثير، فإننا نرحب بك لتقديم طلبك للانضمام إلينا في MASQ World.