Admin Manager

نحن نبحث عن مدير إداري ذو كفاءة عالية ليكون جزءًا أساسيًا من فريق عملنا في شركة استثمار متواجدة في كل من الرياض ودبي. تعتبر هذه الوظيفة ذات أهمية كبيرة في السوق السعودي نظرًا للدور الحيوي الذي تلعبه في تنسيق العمليات اليومية وتعزيز الكفاءة داخل الشركة. يتجاوز نطاق عمل مدير الإدارة الدعم التقليدي للمدراء التنفيذيين، حيث يجمع بين المساعدة التنفيذية، وإدارة العمليات، والتنسيق في الموارد البشرية، وإدارة المكاتب. يتطلب هذا الدور الفريد القدرة على التعاون مع القيادة العليا، مما يجعله عنصرًا محوريًا في نجاح الأعمال اليومية.

تتطلب هذه الوظيفة شخصية منظمة للغاية، قادرة على إدارة مهام متعددة في بيئة ديناميكية. يجب أن يكون المتقدم لديه خبرة قوية في مجال الخدمات المالية، ومعرفة بالبيئات التنظيمية مثل DIFC/DFSA أو CMA، مما يعزز من فعالية دوره في الالتزام بالمعايير والقوانين المعمول بها. كما يجب أن يتمتع المتقدم بقدرة على العمل بشكل مستقل، مما يجعله قادرًا على اتخاذ القرارات السليمة، وتقديم الدعم الفعال لكافة الأنشطة التشغيلية والإدارية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• الدعم التنفيذي: إدارة معقدة للتقويمات والمواعيد للقيادة العليا، بما في ذلك تنسيق الاجتماعات وتنظيم جداول الأعمال لضمان استخدام فعال للوقت.
• تنسيق السفر: تنظيم ترتيبات السفر بما في ذلك إعداد برنامج الرحلات وإدارة النفقات المرتبطة بها.
• دعم الاجتماعات: تنظيم اللوجستيات المتعلقة بالاجتماعات والفعاليات، وضمان التنسيق الداخلي الفعال بين الفرق المختلفة.
• إدارة العمليات والمكاتب: الإشراف اليومي على إدارة المكتب، بما في ذلك تنسيق المرافق والخدمات.
• إدارة الموردين: البحث عن الموردين وإدارتهم، بما في ذلك خدمات العقارات والصيانة.
• استمرارية الأعمال: تقديم الدعم التشغيلي العام للحفاظ على استمرارية الأعمال في جميع الظروف.
• تنسيق الموارد البشرية: تقديم دعم شامل لعمليات التوظيف، بما في ذلك التنسيق مع الوكالات وإدارة عمليات الانضمام والخروج.
• معالجة التأشيرات: التعامل مع إجراءات التأشيرات وتجديدها حسب الحاجة.
• إدارة التأمين الصحي: الإشراف على إدارة التأمين الصحي وتجديده.
• التوافق والحوكمة: التنسيق مع جهات الامتثال والمراجعين والمستشارين الخارجيين لضمان الالتزام بالمتطلبات التنظيمية ذات الصلة.
• مساعدة في تحديث السياسات: المشاركة في تحديث السياسات والإجراءات بما يتماشى مع التوجهات الجديدة.
• حماية البيانات: دعم عمليات حماية البيانات والعمل مع المستشارين الخارجيين لضمان الامتثال.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة:

• خبرة تتراوح بين 5 إلى 10 سنوات في دور مشابه ضمن قطاع الخدمات المالية أو بيئات الخدمات المهنية.
• يفضل وجود خبرة في الشركات التي تخضع لرقابة DFSA أو CMA.
• مهارات تنظيمية قوية وقدرة على إدارة مهام متعددة بكفاءة وفاعلية.
• مستوى عالٍ من السرية والمهنية في التعامل مع المعلومات الحساسة.
• قدرة على العمل بشكل مستقل وتحمل المسؤولية.
• إجادة اللغة العربية، ويفضل إجادة اللغة الإنجليزية.

المهارات التقنية المطلوبة:

• معرفة جيدة بأنظمة إدارة المكاتب الحديثة والتقنيات الداعمة.
• خبرة في استخدام برامج إدارة المشاريع وأدوات التعاون مثل Microsoft Office Suite.
• القدرة على التعامل مع الأنظمة المالية والإدارية المتخصصة.
• مهارات تحليل البيانات الأساسية واستخدام أدوات تحليل البيانات.
• إلمام بأدوات التواصل الرقمي وأنظمة إدارة العلاقة مع العملاء.

المهارات الشخصية والقيادية:

• مهارات تواصل قوية، شفوية وكتابية، مع القدرة على التأثير على الفرق المختلفة.
• قدرة على العمل ضمن فريق وتطوير علاقات عمل إيجابية.
• مهارات قيادية قوية، مع قدرة على توجيه الفرق وتحفيزها.
• القدرة على التفكير النقدي وحل المشكلات بشكل فعال.
• مهارات عالية في التنظيم وإدارة الوقت بشكل فعال.

بيئة العمل وثقافة الشركة: تتميز بيئة العمل في شركتنا بالابتكار والتعاون، مما يسهم في تعزيز إنتاجية الفريق. نحرص على خلق ثقافة عمل تحفز على الإبداع وتقدير الجهود الفردية والجماعية. نحن نؤمن بأن العمل الجماعي هو مفتاح النجاح، لذا نشجع على تبادل الأفكار والمشاركة الفعالة بين جميع الموظفين. كما نعمل على توفير بيئة مهنية تدعم التطوير الذاتي والنمو المهني.

فرص التطور والنمو المهني: نحن نقدم فرصاً متميزة لتطوير المهارات والنمو المهني من خلال برامج تدريبية مستمرة وورش عمل متخصصة. نؤمن بأهمية الاستثمار في موظفينا، ونحرص على توفير مسارات واضحة للترقية والتطور في مجالاتهم. كما نعمل على تشجيع الموظفين على استكشاف مجالات جديدة والتوسع في مهاراتهم، مما يسهم في تعزيز فرصهم في تحقيق النجاح المهني.