منسق القسم "سكرتير" ( برنامج تمهير برنامج تمهير )

نبذة شاملة عن الوظيفة وأهميتها في السوق السعودي

برنامج تمهير هو برنامج تدريبي ميداني مصمم خصيصًا للخريجين السعوديين، يهدف إلى تطوير مهاراتهم وتزويدهم بالخبرات اللازمة لدخول سوق العمل بشكل فعّال. يأتي هذا البرنامج في إطار جهود المملكة العربية السعودية لتعزيز توظيف الشباب وتمكينهم من اكتساب المهارات التي تتماشى مع متطلبات السوق. تسعى الشركة الوطنية للرعاية الطبية، وهي واحدة من المؤسسات الرائدة في المجال الطبي، إلى استقطاب خريجين جدد للمشاركة في هذا البرنامج من خلال وظيفة منسق إداري (سكرتير) في مكتب المدير الطبي. إن هذه الفرصة تمثل نقطة انطلاق مهنية قيمة للخريجين، حيث سيتاح لهم العمل في بيئة متقدمة، مما يساهم في تطوير مهاراتهم العملية ويعزز من فرصهم في الحصول على وظائف دائمة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

1. تنسيق المواعيد والاجتماعات: مسؤول عن تنظيم جدول مواعيد المدير الطبي وترتيب الاجتماعات مع الفرق المختلفة، مما يتطلب مهارة عالية في إدارة الوقت.

2. إعداد التقارير: تزويد المدير بتقارير دقيقة ومنظمة تلخص الأنشطة والمشاريع الجارية في القسم، مما يساعد في اتخاذ قرارات مستنيرة.

3. التواصل مع الفرق: العمل كحلقة وصل بين المدير الطبي والموظفين، مما يتطلب مهارات تواصل فعالة لضمان تدفق المعلومات بشكل سلس.

4. إدارة الوثائق: الحفاظ على نظام إدارة الوثائق، بما في ذلك الملفات الإلكترونية والورقية، لضمان سهولة الوصول إليها وسلامتها.

5. تنسيق الأنشطة الإدارية: المساهمة في تنظيم الفعاليات والأنشطة داخل القسم، مما يعكس روح الفريق ويعزز التعاون بين الأعضاء.

6. استقبال الزوار: الترحيب بالزوار وتقديم الدعم الإداري لهم، مما يتطلب مهارات خدمة العملاء.

7. مساعدة في إعداد العروض التقديمية: إعداد المواد اللازمة للعروض التقديمية التي يقدمها المدير، مما يتطلب معرفة جيدة ببرامج MS Office.

8. المشاركة في تطوير السياسات: المساهمة في تحسين الإجراءات والسياسات الإدارية داخل القسم، مما يساعد في تعزيز فعالية العمل.

9. إدارة الاتصالات: تلقي المكالمات الهاتفية والرد على الاستفسارات، مما يتطلب احترافية في التعامل مع مختلف الشخصيات.

10. توفير الدعم اللوجستي: المساعدة في تنظيم السفر والإقامة عند الحاجة، مما يستدعي مهارات تنظيمية قوية.

11. متابعة المشاريع: مراقبة تقدم المشاريع وتحديث المدير بشأن النتائج، مما يتطلب قدرة على التحليل والتقييم.

12. الامتثال للمعايير: التأكد من الالتزام بالسياسات والإجراءات المعمول بها في الشركة، مما يساهم في الحفاظ على مستوى عالٍ من الجودة.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة

1. المؤهل العلمي: يجب أن يكون المتقدم حاصلاً على درجة البكاليوس أو ما يعادلها من جامعة معترف بها.

2. عدم العمل السابق: يجب ألا يكون المتقدم قد عمل أو تم تسجيله في التأمينات الاجتماعية (GOSI) خلال الستة أشهر الماضية.

3. عدم المشاركة السابقة في تمهير: ينبغي أن يكون المتقدم لم يشارك سابقًا في برنامج تمهير.

4. القدرة على التعلم السريع: يجب أن يكون المتقدم قادرًا على استيعاب المعلومات الجديدة والتكيف مع بيئة العمل.

5. التفرغ الكامل: يجب أن يكون المتقدم متاحًا للعمل بدوام كامل.

6. الالتزام بالمواعيد: يجب أن يكون لدى المتقدم القدرة على الالتزام بالمواعيد المحددة.

7. التمتع بروح الفريق: يجب أن يتمتع المتقدم بقدرة على العمل ضمن فريق والتعاون مع الزملاء.

المهارات التقنية المطلوبة

1. إجادة استخدام MS Office: يجب أن يكون المتقدم متمكنًا من برامج PowerPoint وExcel وWord.

2. استخدام البريد الإلكتروني: القدرة على استخدام برامج البريد الإلكتروني بشكل فعّال للتواصل مع الفرق المختلفة.

3. معرفة أدوات إدارة المشاريع: يفضل أن يكون لدى المتقدم معرفة بأساسيات أدوات إدارة المشاريع.

4. مهارات البحث والتحليل: القدرة على إجراء الأبحاث وجمع البيانات وتحليلها.

5. إعداد العروض التقديمية: القدرة على تصميم وتنظيم العروض التقديمية بشكل احترافي.

المهارات الشخصية والقيادية

1. مهارات التواصل الفعّال: القدرة على التحدث والاستماع بفاعلية لضمان التواصل الجيد مع الآخرين.

2. التفكير النقدي: القدرة على تحليل المشكلات واتخاذ قرارات مستنيرة.

3. المرونة: القدرة على التكيف مع التغييرات المفاجئة في بيئة العمل.

4. إدارة الوقت: مهارات تنظيمية قوية تساهم في إنجاز المهام ضمن المواعيد المحددة.

5. القدرة على العمل تحت الضغط: يجب أن يكون المتقدم قادرًا على العمل بكفاءة في بيئات العمل السريعة.

بيئة العمل وثقافة الشركة

تتميز الشركة الوطنية للرعاية الطبية ببيئة عمل احترافية وداعمة، حيث يتم تشجيع الابتكار والتعاون بين جميع الموظفين. تسعى الشركة إلى خلق ثقافة مؤسسية تعزز من تطوير المهارات وتوفر فرص التعلم المستمر. يتمتع الموظفون بفرصة العمل ضمن فريق متنوع ومؤهل، مما يساهم في تعزيز تبادل الأفكار والخبرات. كما تلتزم الشركة بتوفير بيئة عمل آمنة وصحية، مما يعكس اهتمامها برفاهية موظفيها.

فرص التطور والنمو المهني

تؤمن الشركة الوطنية للرعاية الطبية بضرورة الاستثمار في مواهبها، حيث توفر فرصًا متعددة للتدريب والتطوير المهني. من خلال برنامج تمهير، سيحصل الخريجون على توجيه من قبل محترفين ذوي خبرة، مما يعزز من فرصهم في التوظيف المستقبلي. كما تُعقد ورش عمل ودورات تدريبية دورية لتزويد الموظفين بالمعرفة والمهارات اللازمة للتفوق في مجالاتهم. تتيح هذه البيئة الديناميكية للموظفين فرصة التقدم في مسيرتهم المهنية وتحقيق أهدافهم الشخصية والمهنية.