CEO Office Secretary سكرتير مكتب الرئيس التنفيذي

تعتبر وظيفة سكرتير مكتب الرئيس التنفيذي في شركة عطاء التعليمية فرصة مهنية متميزة، حيث يتولى الشخص في هذا الدور مسؤولية تقديم الدعم الإداري الشامل لمكتب الرئيس التنفيذي، مع الالتزام التام بالسرية والاحترافية. يتطلب هذا المنصب قدرة على التعامل مع مهام متعددة وتنسيق الجهود بين الأقسام المختلفة لضمان سير العمل بشكل سلس وفعال.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• الإشراف على إدارة المراسم والضيافة والتشريفات واستقبال ضيوف الرئيس التنفيذي.
• إدارة المعاملات والاتصالات الداخلية والخارجية، وإعداد تقارير العمل والعروض التقديمية الخاصة بمكتب الرئيس التنفيذي.
• إدارة الاتصالات الهاتفية الواردة والصادرة، وحفظ المستندات وأرشفتها، بالإضافة إلى تقديم الخدمات المكتبية.
• الإشراف على أعمال الحركة والنقل المرتبطة بمكتب الرئيس التنفيذي.
• متابعة المعاملات الإدارية التي تتطلب الإفادة والعرض على مكتب الرئيس التنفيذي، والتواصل مع الإدارات للحصول على المعلومات اللازمة.
• إدارة جدول مواعيد الرئيس التنفيذي الداخلية والخارجية، والتنسيق مع الأطراف ذات العلاقة، وترتيب رحلات العمل الداخلية والدولية.
• تنسيق الاجتماعات وإدارة الشؤون الخاصة بالرئيس التنفيذي.
• إدارة المكتب السري الذي يخص الرئيس التنفيذي، وضبط وإدارة المعاملات السرية.

المتطلبات والمؤهلات:

• الحد الأدنى من المؤهلات هو الحصول على درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة أو دبلوم مع خبرة تدعم ذلك.
• التخصصات المطلوبة تشمل: السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب، إدارة الأعمال، اللغات، أو القانون.
• الحد الأدنى من الخبرة هو 6 سنوات لحاملي شهادة البكالوريوس، و8 سنوات لمن يحملون الدبلوم في مجال العمل أو أي مجال مشابه.

المهارات المطلوبة:

• مهارات تنظيمية عالية وقدرة على إدارة الوقت بفعالية.
• مهارات تواصل ممتازة شفهية وكتابية.
• قدرة على التعامل مع المعلومات السرية بحذر شديد.
• مهارات تحليلية قوية وقدرة على إعداد التقارير والعروض التقديمية.
• إلمام جيد بالتقنيات المكتبية والبرامج الحاسوبية ذات الصلة.

تعتبر هذه الوظيفة فرصة رائعة للأفراد الذين يسعون لتطوير مسيرتهم المهنية في بيئة ديناميكية، حيث تلعب دورًا محوريًا في دعم القيادة العليا وتحسين كفاءة العمل.