مدير مكتب - رئيس مجلس الإدارة

نحن في شركة iHR (الموارد البشرية الدولية) نعلن عن توفر فرصة مهنية متميزة في مدينة الرياض، حيث نبحث عن مدير مكتب لرئيس مجلس الإدارة. تعتبر هذه الوظيفة محوراً أساسياً لدعم العمليات التنفيذية في الشركة القابضة، حيث يلعب مدير المكتب دوراً حيوياً في تنظيم وإدارة أعمال المكتب بما يضمن تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة. في ظل التحديات المتزايدة في السوق السعودي، يتطلب هذا الدور مستوى عالٍ من الكفاءة والاحترافية، مما يسهم في تعزيز فعالية العمل وتسهيل اتخاذ القرارات الحيوية.

تتمثل المهام والمسؤوليات الرئيسية في هذه الوظيفة في:

1. إدارة وتنظيم أعمال المكتب: تشمل مسؤوليات مدير المكتب تنظيم كافة الأنشطة اليومية لرئيس مجلس الإدارة، مما يتطلب قدرة على تنظيم الوقت وإدارة المهام بشكل فعال.

2. تنسيق الاجتماعات والمواعيد: يتولى مدير المكتب مسؤولية جدولة الاجتماعات والتحضير لها، بما في ذلك إعداد الأجندات وتوزيعها على المشاركين.

3. متابعة القرارات والتوجيهات: يتعين على المدير متابعة تنفيذ القرارات الصادرة عن رئيس مجلس الإدارة، والتأكد من استكمال الإجراءات المطلوبة في الوقت المحدد.

4. إعداد ومراجعة التقارير: يقوم مدير المكتب بإعداد التقارير والعروض التقديمية، ويعتمد عليه في مراجعة المراسلات التنفيذية لضمان جودتها ودقتها.

5. التنسيق مع الإدارات التنفيذية: يشمل ذلك التعاون مع مختلف الإدارات وأصحاب المصلحة لضمان سير العمل بسلاسة والتأكد من تلبية الاحتياجات المحددة.

6. متابعة الموضوعات والمبادرات: مسؤولية إدارة المتابعة المستمرة للمبادرات والموضوعات ذات الأولوية، وتزويد الإدارة العليا بالتحديثات اللازمة.

7. الحفاظ على سرية المعلومات: يجب على مدير المكتب الالتزام بأعلى معايير الأمان والحفاظ على سرية المعلومات والوثائق الحساسة.

8. تقديم الدعم الإداري والتنفيذي: توفير الدعم اللازم لرئيس مجلس الإدارة في اتخاذ القرارات اليومية وتعزيز كفاءة العمل.

المتطلبات والمؤهلات المطلوبة تشمل:

1. درجة البكالوريوس: في إدارة الأعمال أو ما يعادلها، مما يوفر الأساس الأكاديمي اللازم لفهم بيئة العمل.

2. خبرة عملية بين 6 إلى 8 سنوات: في مجالات الإدارة التنفيذية أو إدارة المكاتب أو المجالات ذات الصلة، مما يعكس مستوى الخبرة المطلوبة.

3. مهارات قوية في التنظيم: القدرة على إدارة الأولويات بفعالية وضمان الترتيب السليم للمهام.

4. مهارات تواصل ممتازة: القدرة على التواصل بفعالية مع مختلف الأطراف المعنية، سواء بشكل شفهي أو كتابي.

5. إجادة اللغتين العربية والإنجليزية: مهارة ضرورية للتعامل مع المستندات والمراسلات الدولية والمحلية.

6. قدرة على التعامل مع المعلومات السرية: العمل بكفاءة مع المعلومات الحساسة يتطلب مستوى عالٍ من النزاهة والاحترافية.

7. مرونة في التعامل مع التغيرات: القدرة على التكيف مع المتغيرات السريعة في بيئة العمل.

المهارات التقنية المطلوبة تشمل:

1. إجادة برامج الحاسوب: مثل Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint) وأي برامج إدارة مكتبية أخرى.

2. مهارات إعداد التقارير: القدرة على استخدام أدوات تحليل البيانات والتقارير بفعالية.

3. فهم إجراءات العمل: القدرة على تحليل العمليات وتقديم التوصيات لتحسين الكفاءة.

4. مهارات استخدام أدوات التواصل: مثل البريد الإلكتروني وبرامج الاجتماعات الافتراضية.

5. معرفة بأساليب الإدارة الحديثة: بما في ذلك إدارة المشاريع وتطبيقات العمل الجماعي.

المهارات الشخصية والقيادية تشمل:

1. قدرة على العمل تحت الضغط: التعامل مع المواعيد النهائية الصارمة والمواقف الضاغطة بكفاءة.

2. مهارات قيادية: القدرة على توجيه الفرق والتعاون مع الزملاء لتحقيق الأهداف المشتركة.

3. التفكير الاستراتيجي: القدرة على رؤية الصورة الكبيرة واتخاذ قرارات مدروسة تدعم الأهداف العامة للشركة.

4. مهارات حل المشكلات: القدرة على تحليل المواقف المعقدة وتقديم حلول فعالة.

تتمتع iHR ببيئة عمل ديناميكية تتسم بالتعاون والاحترام المتبادل، حيث نسعى لتوفير ثقافة مؤسسية تشجع على الإبداع والابتكار. إن طاقم العمل لدينا يشمل مجموعة متنوعة من الخبرات والكفاءات، مما يعزز من تنافسيتنا في السوق السعودي. نحن نؤمن بأهمية تمكين موظفينا وتوفير بيئة عمل إيجابية تتيح لهم تحقيق إمكاناتهم الكاملة.

تقدم الشركة فرصاً واسعة للتطور والنمو المهني، حيث نحرص على توفير برامج تدريبية وورش عمل تهدف إلى رفع كفاءة الموظفين وتعزيز مهاراتهم. تتيح لك هذه الوظيفة فرصة للعمل جنباً إلى جنب مع قادة الصناعة، مما يساهم في تطوير مهاراتك بشكل مستمر ويتيح لك التعبير عن أفكارك والمساهمة في صياغة استراتيجيات العمل المستقبلية. نحن نؤمن بأن النجاح يتحقق من خلال الاستثمار في الأفراد، ولذلك فإننا نعمل على تعزيز مسارات التطوير المهني لكل موظف في الشركة.