سكرتيرة مديرة عام

تعتبر وظيفة سكرتيرة المديرة العامة في شركة سمر تاون العقارية فرصة فريدة للانضمام إلى فريق عمل محترف يسعى لتحقيق التميز في قطاع العقارات. يتطلب هذا الدور أداءً متميزًا في إدارة الوقت وتنسيق الأنشطة اليومية، مما يسهم في تعزيز العمليات الإدارية وضمان سير العمل بكفاءة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• إدارة الأجندة وتنظيم المواعيد بشكل دقيق، مع ضمان عدم تضارب المواعيد مع الزيارات الميدانية أو اجتماعات المستثمرين.
• فلترة الاتصالات الواردة للمديرة العامة واستقبال المكالمات والرسائل، وتحويل الضروري منها لضمان تركيزها على المهام الاستراتيجية.
• تجهيز الملفات والمعلومات اللازمة قبل الاجتماعات، بما في ذلك المخططات المعمارية والتقارير المالية.
• كتابة الخطابات الرسمية، والإيميلات، والتقارير باللغتين العربية والإنجليزية بمهنية تعكس صورة الشركة.
• استقبال كبار الضيوف وترحيبهم في مكتب المديرة العامة، وتوفير الضيافة المناسبة وفقًا لبروتوكول الشركة.
• نقل التوجيهات من المديرة العامة إلى مدراء الإدارات المعنية ومتابعة تنفيذ المهام العاجلة.
• تنظيم رحلات العمل وحجز الفنادق وإعداد جدول الأعمال للمهام الخارجية أو زيارة المعارض العقارية الدولية.
• تنسيق اجتماعات مجلس الإدارة وتدوين محاضر الاجتماعات وتوزيعها لمتابعة تنفيذ التوصيات.
• إدارة وحفظ الملفات الحساسة والعقود والوثائق الرسمية بنظام يسهل الوصول إليه مع الحفاظ على خصوصيتها.

المتطلبات والمؤهلات:

• شهادة دراسية في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• خبرة سابقة في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري تعتبر ميزة.
• إجادة اللغتين العربية والإنجليزية تحدثًا وكتابة.
• معرفة جيدة ببرامج الحاسوب الأساسية مثل مايكروسوفت أوفيس.
• القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة الأولويات بشكل فعال.

المهارات المطلوبة:

• مهارات تنظيمية قوية وقدرة على إدارة الوقت بفعالية.
• مهارات اتصال ممتازة وقدرة على التعامل مع مختلف أنواع الشخصيات.
• قدرة على العمل بشكل مستقل واتخاذ قرارات سريعة عند الحاجة.
• مهارات تحليلية لحل المشكلات البسيطة بشكل فعال.
• مستوى عالٍ من السرية والاحترافية في التعامل مع المعلومات الحساسة.